Belgische wielerpoegen draaien overuren: “Je vraagt je de hele tijd af: hebben we echt niks over het hoofd gezien?”

Julie Verrept en Valérie D’haeze zijn wel wat gewoon: logistiek verantwoordelijke bij een wielerteam is sowieso geen nine to five. “In een normale week ben je al constant stand-by”, zegt D’haeze. “Onze ploeg reist de wereld rond, vaak op drie verschillende programma’s. We zijn veel gewoon qua onvoorziene omstandig­heden. Maar dit is echt uitzonderlijk.”

Het coronavirus zorgt ervoor dat elke dag een puzzel is op de ­‘service course’ van de teams. Vluchten omboeken, hotelkamers annuleren.

“We overleggen de hele dag met de ploegleiders en het management.”, zegt Verrept. “Tot één, twee uur ’s nachts zijn we vaak nog aan het app’en.”

D’haeze: “Het is vooral de ­onduidelijkheid die het hectisch maakt. Zo zouden we voor de Strade Bianche eerst afreizen naar Bologna, maar die lucht­haven lag binnen de getroffen ­regio Emilia-Romagna. Dat risico wilden we niet lopen. Dus hebben we voor iedereen nog nieuwe ­tickets geboekt voor Pisa. Een dag later hoorden we dat de koers niet doorging.”

Verrept: “Alle begrip dat organisator RCS zo lang probeerde om zijn koers te laten plaatsvinden. Zij hebben ook sponsors. Maar het maakt ons werk wel complex. Zdenek Stybar en Kasper Asgreen stonden al op de luchthaven, maar wij hadden binnen de ploeg beslist dat niemand zou ver­trekken zolang er geen duidelijkheid was. We wilden niet het ­risico lopen dat ze vanop Italiaans grondgebied niet meer naar ­Parijs - Nice zouden kunnen afreizen.”

D’haeze: “Je houdt rekening met alle scenario’s. Voor Gilbert ­onderzochten we of hij op zaterdag de Strade kon rijden om dan op zondag te starten in Parijs - ­Nice. Ik had daarvoor een vlucht gevonden.”

Verrept: “Wij hadden ook een plan A, B en C: Jungels, Stybar en Asgreen zouden in de plaats van de Tirreno Parijs - Nice rijden. Dat had het management al beslist voor de officiële afgelasting. Ik moest hun tickets omboeken en er rekening mee houden dat drie nieuwe renners naar de Tirreno zouden gaan. Omboeken klinkt simpel, maar het gaat altijd om andere maatschappijen. Dat zijn nooit simpele swaps.”

D’haeze: “Het grote issue zijn vaak ook de fietsen. Een renner kan één fiets meenemen op een vlucht, maar geen drie. En ze ­hebben natuurlijk dat reserve­materiaal nodig. Dat was de grote vraag toen de vrachtwagen woensdag vertrok naar de Strade Bianche. Hoeveel van die fietsen gaan we nodig hebben in Parijs - Nice?”

Verrept: “En wanneer je alles hebt aangepast, komt het bericht binnen van ASO dat er in Parijs - Nice acht renners mogen starten in plaats van zeven. Toen heb ik een annulering moeten annu­leren. Als je zo’n mail stuurt, kan je niet anders dan er zelf om ­lachen.”

Financiële impact

D’Haeze: “Financieel zal dit een impact hebben, al kan ik nog niet inschatten hoe groot die zal zijn. Het is rekenen op goodwill bij ­annuleringskosten, maar die gaan er sowieso zijn. Vijftien ­tickets annuleren van 100 of 150 euro, dat loopt op. De bij­komende hotelboekingen die we hebben gemaakt voor de Tirreno moeten ook betaald worden. Voor een koers waar je de startgelden misloopt.”

Verrept: “Het voorschot voor ­Milaan - Sanremo wil het hotel nu ook beschouwen als ons voorschot voor volgend jaar. Wat de geannuleerde vluchten betreft: door het coronavirus hebben veel maatschappijen hun schema aangepast. Wanneer je vlucht meer dan twee uur afwijkt van zijn ­oorspronkelijke vertrekuur, krijg je de optie om te annuleren. Dat drukt de kosten ook voor ons. Ik ben nu voorzichtig begonnen met vluchten te boeken voor Cata­lonië (23-29 maart, red.). ­Allemaal full flex, zodat we ­kunnen annuleren indien nodig. Hoe groot de impact is op ons budget, zal afhangen van wat er de komende weken nog gebeurt.”

D’Haeze: “Nu is het nog alle hens aan dek. Je vraagt je voortdurend af: Raakt iedereen waar hij moet zijn? Hebben we niks over het hoofd gezien? Vanaf volgende week moet het normaal gezien opnieuw wat rustig worden, met alleen Nokere Koerse en de ­Handzame Classic. Maar het is op dit moment allemaal onder voorbehoud.”

Verrept: “De komende week zou inderdaad wat rustiger moeten zijn. De renners die het Italiaanse programma missen, zijn nu op stage in Griekenland. Dat was ook nog even hectisch. Het laatste ­ticket is zondag om drie uur ­geboekt. Om de volgende dag om negen uur te vertrekken.”

“Je weet natuurlijk niet wat er straks nog gebeurt. Italië is nu in lockdown gegaan, geen idee wat de impact daarvan zal zijn. Onze Italianen Ballerini en Bagioli, die vertrokken voor die maatregel is genomen, moesten voor de afreis naar Griekenland al een ­document laten ondertekenen door onze CFO Geert Coeman. Om te verzekeren dat het om een professionele verplaatsing ging. Terugkeren wordt misschien wel problematisch voor de Italianen, want alle rechtstreekse vluchten van Griekenland naar Milaan zijn geschrapt.”

D’haeze: “Ik heb net bericht ­gekregen dat de vlucht van onze Italiaan Stefano Oldani vanuit Toscane naar België is afgelast. Hij zou Nokere Koerse rijden, maar dat zit er nu niet in. ­Misschien gaat straks het luchtruim dicht, zoals destijds met de uitbarsting van de Eyjafjallajökull in IJsland. De hectiek die er nu is, kan je daar wel een beetje mee vergelijken.”

“Voor Parijs - Nice vroeg de ­organisatie om van de hele ­selectie en de hele staf de where­abouts op te geven van de voorbije weken. Dat is natuurlijk veel extra werk. Op dit moment ­werken we met het hele team minstens twaalf uur per dag. ­Logisch, want je wilt er op dit ­moment ook staan voor de ploeg.”

Verrept: “Het zijn vooral veel ­onderbroken uren. Je werkt in functie van de informatie die ­vrijkomt, het verandert voort­durend. Dan ga je slapen met het gevoel dat alles onder controle is. Maar wanneer je wakker wordt, blijkt alles toch weer anders.”