Online vergaderen en onderwijzen van thuis: hoe doe je dat het best?

Er zijn heel wat oplossingen op de markt voor online vergaderingen en onderwijs. De juiste keuze maken hangt af van verschillende factoren, zoals het aantal deelnemers of het al dan niet delen van computerschermen.

We kennen allemaal Skype en Messenger, maar die zijn vaak te beperkt voor professionele doeleinden. Technologiebedrijven zoals Google en Microsoft bieden hun professionele vergadertools trouwens tijdelijk gratis aan, en ook Smartschool lanceert een nieuw online onderwijsplatform met Smartschool Live.

Enkele aanbevelingen van onze experts. Google Hangouts Meet is vooral handig voor bedrijven die al met Google producten werken. Normaal kan je tot 250 deelnemers toevoegen aan een vergadering.  Microsoft Teams is vergelijkbaar met Slack en maakt naast videogesprekken ook chats en bestanden delen mogelijk. De toepassing zag in China alleen al het aantal gebruikers vervijfvoudigen. Dat geldt ook voor WebEx van Cisco.

Zoom staat op zichzelf en is bijzonder populair in de academische wereld. De tool is ook ideaal om grotere groepen te bereiken met virtuele klassen (tot 10.000 mensen). De gratis account beperkt vergadersessies weliswaar tot 45 minuten, maar door de coronacrisis wordt de tool voor onderwijsdoeleinden gratis ter beschikking gesteld. Deelnemers krijgen een URL voor de virtuele vergaderruimte. Je kan je computerscherm ook delen met andere deelnemers, wat nuttig is voor een presentatie, een workshop of bij e-learning.

Ook Discord en Whereby zijn zeer gebruiksvriendelijk. De eerste tool is vooral hot in de gaming wereld, en kan gebruikt worden tot 50 deelnemers. De tweede tool is gratis tot 4 personen en door de peer-to-peer technologie heel stabiel. Je hoeft geen bestand te downloaden maar met een URL zit je meteen in de juiste vergaderruimte. Een vergelijkbare (én Belgische!) tool is Vectera.

Je kan tot slot ook creatievere oplossingen zoeken voor online meetings. VRT Innovatie zal bijvoorbeeld een dagelijkse sessie organiseren in Fortnite, de populaire computergame.  Waarom dit niet laten uitgroeien tot een virtuele afterwork party?

Technologie kan wel eens haperen. Niets zo vervelend als een verbinding die tijdens een boeiend gesprek plots wegvalt. Kies daarom zoveel mogelijk voor een vaste internetverbinding via kabel. Via Wifi en 4G heb je een minder stabiel netwerk, zeker wanneer je ook andere apps gebruikt of er tegelijkertijd andere huisgenoten op het netwerk zitten. Test op voorhand je verbinding, video en geluid.

Een thuiskantoor hoef je niet meteen te hebben, maar het is handig om thuis een ruimte in te richten waar je ongestoord kan werken. Elk storend geluid (of een binnenwandelende peuter) kan een meeting bemoeilijken. De ontbijthoek in de keuken of de ontspanningsruimte zijn bijvoorbeeld opties. Om je goede nachtrust te garanderen vermijd je best je slaapkamer voor online vergaderingen (tenzij je natuurlijk voor een bepaalde entertainmentindustrie werkt). 

Probeer je zeker niet met je rug naar een venster te zetten wanneer je deelneemt aan een online vergadering. Dan lijkt het alsof je door het tegenlicht volledig in het donker zit. Let erop dat lichtbronnen zoveel mogelijk achter de camera van je computer staan. 

Dankzij het videobeeld heb je een beter vergadergevoel, omdat je ook reacties van andere deelnemers kan zien. Maar het belangrijkste is dat je elkaar goed kan horen en verstaan. Gebruik daarom zoveel mogelijk een hoofdtelefoon met microfoon, zoals de oortjes van je smartphone. Let erop: wie niet spreekt, zet best de micro even uit, anders dreigt een storende resonantie die voor kakofonie kan zorgen. Probeer andere computertoepassingen zoveel mogelijk te sluiten, omdat ze voor afleiding kunnen zorgen of bandbreedte innemen.

Online vergaderingen verlopen anders dan echte vergaderingen. Er is een andere dynamiek, en minder spraakzame deelnemers dreigen online minder betrokken te worden. Een gespreksleider kan dat verhelpen. Hij/zij gaat best zelf niet te diep in op de inhoud van het gesprek maar zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en de groepsdynamiek stimuleert. Beschouw het als een gids voor het gesprek, die ook af en toe eens de vergadering durft te pauzeren. Ideaal om te controleren of iedereen nog mee is en of iemand met vragen zit. 

Het doet wat denken aan school, maar steek je virtuele vinger op om aan te duiden wanneer je het woord wil krijgen. Dat kan dankzij de video uiteraard, maar sommige tools hebben daar nu zelfs een speciale knop voor. In de chatruimte kan je ook het symbool van een hand gebruiken. Aan de gespreksleider om om dit goed in de gaten te houden en iedereen aan bod te laten komen. 

Om duidelijkheid te scheppen is het goed om eerst de verwachtingen te bespreken van de virtuele vergadering. Die zijn vaak anders dan bij "echte" vergaderingen. Probeer ook enkele duidelijke richtlijnen af te spreken waardoor de gebruikerservaring voor iedereen zo optimaal mogelijk is.  Een richtlijn kan bijvoorbeeld zijn dat iedereen de micro afzet wanneer die niet aan het woord is. 

Het kan nuttig zijn om een deel van je scherm te gebruiken voor aantekeningen, bijvoorbeeld met een pagina in Google Docs waarin deelnemers aantekeningen maken in realtime. Dit document is zichtbaar voor iedereen, maar vooral de gespreksleider houdt zicht op de notities die gebruikt kunnen worden om het gesprek te voeden. Andere samenwerkingstools die gebruikt kunnen worden zijn Office 365 en Trello.

Omdat niet elke werknemer kan aanwezig zijn op elke virtuele meeting en omdat er dubbele boekingen gebeuren, kan je de opname van het gesprek overwegen. Mits goedkeuring van de deelnemers kan die achteraf gedeeld worden. Sommige tools (zoals Microsoft Teams) bieden ook de mogelijkheid om alles meteen naar tekst om te zetten, waardoor je een volledige transcriptie krijgt. Weliswaar werkt deze spraakherkenning beter wanneer de meeting in het Engels verloopt. 

Zoals je op kantoor een hele dag kan vergaderen, kan je dat ook online doen. Maar wie daar beter van wordt? Totaal loskoppelen is lastig wanneer je permanent online werkt. Beperk daarom het aantal virtuele vergaderingen en hou jezelf aan rustpauzes. Werk voor jezelf een schema uit. Kies ervoor om op tijd en stond even buiten een wandeling te maken, of om een babbeltje te slaan met een ander gezinslid. Tijdens deze coronacrisis komt je gezondheid op de eerste plaats. En vergeet niet op het einde van de dag je computer uit te schakelen. 

Je hoeft er bij online meetings heus niet in pak en das bij te zitten. Zorg ervoor dat je je comfortabel voelt, maar bedenk dat je zichtbaar bent voor anderen. Trek dus op tijd die pyjama uit.

De online vergaderingen moeten ook niet té serieus verlopen. Lachen is goed voor de teamgeest, en zorgt ervoor dat iedereen gemotiveerd en geëngageerd blijft. Deel dus ook nieuws buiten de online vergaderingen, via chatapps zoals Slack of WhatsApp. Zij nemen de functie van koffiekamergesprekken over.

Vergeet ook het ludieke element niet: in China lanceerden werknemers tijdens online meetings bijvoorbeeld een fotowedstrijd of zelfs een kookwedstrijd. De winnaars worden beloond, maar moeten wachten tot de coronacrisis voorbij is.

Voor meer tips kan je ook terecht bij deze nieuwsbrief van VRT Media Fast Forward curator Fredo De Smet of deze blog van VRT Video Snackbar.