Online vergaderen, zo moet het (niet): ‘Ik heb van alle collega’s al de huisdieren gezien’

“Mijn camera staat aan, denk ik.”

“Ah, ik zie jullie wel. Wacht. Wat moet ik doen?”

“Werkt alles? Ja? Ik ben zichtbaar? Hallo? Ja? Ik mag gewoon praten?” 

Vlaams minister Hilde Crevits (CD&V) zit thuis in quarantaine en woonde daarom woensdag de persconferentie van de Vlaamse regering per video bij. Dat was even zoeken, en dat is bij de vele thuiswerkers niet anders. 

“Ik had gisteren een videocall met een klant”, vertelt Herman Maes, digitaal strateeg. “Roept mijn dochter plots heel luid: papa, ik heb kaka gedaan! Dan zit er niets anders op dan zeggen ‘excuseer, ik ben binnen een minuutje terug’.” 

Maes is zo beslagen in het videomeeten dat hij ons prompt videobelt. Halverwege het gesprek - als ik even rechtsta - doet mijn vriend teken dat mijn t-shirt te kort is en mijn buik even bloot is. Niet erg, want ik heb de camera niet eens aangekregen. “Ja, ik ziet nu toch een kloof tussen wie op technisch vlak mee is, en wie niet”, zegt Maes. 

Deze nieuwe manier van werken werpt veel nieuwe vragen op: is het echt heel erg als ik in hemd en onderbroek voor de laptop zit? Waar installeer ik mij het beste als ik geen eigen bureau heb? Hoe lang mag zo’n vergadering duren? En is het normaal dat ik een hele dag videobellen zo vermoeiend vind?

Grens werk en privé

Maes had vrijdag met honderd collega’s een aperomoment, per video. Dan is er één gesprekleider, en krijgt iedereen één minuut om iets te vertellen. “In een klein bedrijf is dat een leuke manier om contact te houden, maar je merkt wel snel dat veel tools niet geschikt zijn voor grote groepen.” Wat je dan krijgt zijn mensen die door elkaar praten, storend achtergrondlawaai en collega’s die met andere dingen bezig zijn want er is toch niemand die dat ziet. 

Daarom enkele richtlijnen. “Een videovergadering moet je dubbel zo goed voorbereiden”, tipt Rosemie Callewaert, die organisaties begeleid in de digitale omschakeling. “Deel op voorhand de agenda en hou de timing strak. Eén gesprekleider is essentieel, anders verzand je in chaos. Denk er aan: je hebt geen visuele hulpmiddelen zoals een whiteboard, dus veel informatie gaat verloren.” 

Yannick De Pauw van consultancybedrijf Made With Love, dat al twaalf jaar thuiswerk organiseert, benadrukt het belang van de muteknop. “Wie niet aan het woord is, zet de microfoon af. Anders hoor je het geluid van tien micro’s door elkaar, dat is niet te doen.” Het voordeel daarvan is dat mensen elkaar ook wat vaker laten uitspreken. 

En ja, videobellen is vermoeiend. “Het gaat vooral veel trager. Het gaat heel de tijd van: Waar kan ik die informatie vinden? En kan je dat nog eens herhalen?”, zegt Maes. “Een overleg dat normaal drie uur duurt, hak ik nu in blokken van een half uur per dag.” Dit is het moment om vergadergewoontes onder de loep te houden: korter maar vaker is soms een beter idee. En misschien is het efficiënter om in kleinere groepen te overleggen?

Maes merkt dat veel bedrijven nu ook inzien dat thuiswerken met flexibele uren eigenlijk wel kan. “Ik geloof ook niet dat we hierna nog een uur gaan rijden voor één vergadering, nu blijkt dat het via video of mail evengoed kan.” Dat hoopt Callewaert ook, maar: “Dan moet het wel professioneler dan nu.” 

Fris gewassen

De grens tussen werk en privé is nu wel heel erg flou. Als de baas een videoboodschap deelt, dan trekt familiefoto op de achtergrond (“ah tiens, vier kinderen”) algauw meer aandacht dan de mededeling. 

Maes: “Jonge collega’s die klein wonen, zie ik nu plots bellen vanuit de badkamer, omdat hun lief in de woonkamer aan het werk is. Je komt elkaar toch op een andere manier tegen.” Herinner u ook de allerbekendste videocall tussen academicus Robert Kelly en BBC, waarbij de kinderen doodleuk binnenvielen. “Die man zat ook maar gewoon in zijn slaapkamer, met wat boeken op bed om het wat professioneler te doen lijken.”

“Ik zorg dat ik fris gewassen en opgemaakt voor mijn laptop zit, maar ik zie collega’s die rustig zitten te ontbijten”, vertelt Julie Deneckere, salesmedewerker bij DPG Media. “Ik heb ook al alle huisdieren gezien. Deze morgen nog werd een collega flink gekrabt door haar kat. Ik vind dat wel charmant, dat maakt de sfeer wat luchtiger.“

Callewaert raadt toch aan om netjes voor de dag te komen, zoals je dat op de werkvloer zou doen, en liefst in een rustige, afgesloten ruimte. Denk ook aan de belichting: als je voor een raam zit, dan zie je er voor de tegenpartij wellicht uit als de messias die neerdaalt. 

Maar het is voor iedereen behelpen. “Ik moet nu videolessen geven, maar de buren zijn volop aan het verbouwen”, zucht wiskundelerares Lutgart Van der Auweraer. Op Twitter deelde pedagoge Sylvia Mommaerts een foto van het rode fietslampje aan de deur, met daarnaast de boodschap: “Mama niet storen als dit lampje brandt! Ook niet in de gang spelen.”

De Pauw vreest dat bedrijven die geen heil zien in thuiswerk net deze ietwat chaotische sfeer zullen aangrijpen om hun punt te maken, maar Maes ziet net veel tolerantie. “Ik geef les aan de hogeschool, en moet dat nu online gaan doen. Daar is de boodschap toch ook: het moet niet perfect zijn. Iedereen maakt er nu vooral het beste van.”