Het formulier is het werk van privacystichting Ministry of Privacy, in opdracht van Horeca Vlaanderen en onder impuls van minister van Privacy Philippe De Backer (Open VLD), is te horen bij de stichting.

Per tafel of boeking moet één persoon een aanwezigheidsformulier invullen. Er wordt onder meer gevraagd naar naam en voornaam. Een telefoonnummer of e-mailadres vermelden is verplicht.

Het formulier legt uit dat de registratieplicht het gevolg is van de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 23 juli, in de strijd tegen de coronapandemie. Ook legt het formulier uit wat de uitbater doet met de gegevens.

Een gesloten envelop

‘We houden je gegevens bij in een gesloten envelop voor een duurtijd van veertien dagen, waarna deze onherroepelijk wordt vernietigd. Enkel in het geval van een vastgestelde besmetting, worden jouw gegevens verder gecommuniceerd naar de bevoegde overheidsdiensten. In geen geval gebruiken we je gegevens voor marketing- of andere doeleinden dan tracing in het kader van de covid-19-pandemie’, staat te lezen.

Privacyjurist Matthias Dobbelaere-Welvaert van het Ministry of Privacy zegt hoe belangrijk het is ‘dat de klant informatie krijgt over wat er met zijn gegevens gebeurt’. Het staat horeca-uitbaters vrij om zelf te beslissen om dit voorbeeldformulier al dan niet te gebruiken, maar dit formulier en de richtlijnen in de bijhorende FAQ respecteren volgens de initiatiefnemers alle privacyregels. Alles is te downloaden op de website van de FOD Economie.

Dobbelaere-Welvaert zegt dat er andere formulieren en apps in omloop zijn die niet conform zijn. Hij beklemtoont ook dat de gegevens in geen geval voor commerciële doeleinden mogen gebruikt worden. ‘Anders zou je het draagvlak verliezen.’

In de FAQ wordt aan horeca-uitbaters aangeraden om het document in een gesloten envelop te bewaren, die alle formulieren van die dag bevat. De datum moet goed zichtbaar op de envelop staan. De envelop verzegelen doen uitbaters door die definitief af te sluiten met plakband en de handtekening van de verantwoordelijke of personeelslid over de plakrand te plaatsen. Als er geen besmetting vastgesteld wordt na veertien dagen, wordt de envelop best verscheurd of vernietigd met een versnipperaar.

Antwerpen niet in regel

Dobbelaere-Welvaert merkt overigens nog op dat de verplichting van het Antwerpse stadsbestuur om de gegevens vier weken lang bij te houden, niet in overeenstemming is met het ministerieel besluit van 24 juli dat de registratieplicht op nationaal niveau regelt. Dat besluit houdt de bewaartermijn op twee weken. Het Ministry of Privacy overweegt om hiertegen juridische stappen te ondernemen.