Domweg komen werken om te komen werken is je reinste onzin: dat hebben we nu wel geleerd

Aanwezig zijn is niet werken

“Ah, neem je een half dagje?” Wie op kantoor werkt, kent ze. De types die van achter de computer luidop roepen zodat iedereen ziet dat een collega om 16 uur de werkvloer verlaat. Een coronacrisis, twee lockdowns en massale thuiswerkervaring later zullen deze mensen eindelijk een nieuw debiel mopje moeten uitvinden.

Als de lockdowns ons iets hebben geleerd, dan is het dat domweg komen werken om te komen werken je reinste onzin is. “Dat verplicht komen opdagen had veel te maken met controle”, zegt Sarah De Groof,  juridisch adviseur bij de hr-dienstenbedrijf Acerta. “Als je mensen achter hun computer zag zitten, dan had je minstens de indruk dat ze werkten. En dat ze niet de was aan het insteken waren.”

De coronacrisis heeft heel wat leidinggevenden doen inzien dat hun werknemers geen slaven zijn op een galei die constant opgezweept moeten worden. “Je kan je niet voorstellen hoeveel leidinggevenden me verrast vertelden dat hun werknemers heel productief waren geweest zonder dat ze hen hadden moeten controleren”, zegt De Groof. Werkgevers onderschatten volgens De Groof nog steeds te veel hoe waardevol het is in te zetten is op motivatie, in plaats van op controle.

“Het voordeel van een vast uurrooster dat aansluit bij de ‘van negen tot vijf’-gedachte, waarbij iedereen aanwezig is op het werk, is duidelijkheid”, zegt Tim Christiaens van consultancybedrijf Time Management Company. Wie aanwezig is, leeft zijn arbeidscontract na. Al moeten we eerlijk zijn. Die realiteit was voor de kennismaking met het coronavirus aan het veranderen. “Je zag al heel wat bedrijven waar een vast uurrooster verschoof naar een flexibel werkrooster, waarbij autonomie voor de werknemer steeds belangrijker werd. Waar en wanneer je werkt wordt steeds minder belangrijk.”

Uit een onderzoek van Acerta in samenwerking met KU Leuven en HR Square uit oktober blijkt dat werkgevers zich bewust zijn van die moeilijke evenwichtsoefening. 72 procent van de Belgische werkgevers ziet een voordeel in thuiswerk als het gaat over autonoom werken. Wie autonomie verleent, maakt best duidelijke afspraken. Wanneer moet je bereikbaar zijn? Op welke doelen wordt een werknemer afgerekend? Hoe duid je aan dat je niet beschikbaar bent? “Dat soort gesprekken zijn we – het is misschien wat raar uitgedrukt – dankzij de lockdowns met elkaar beginnen te voeren”, zegt Christiaens. “En nog zie je dat het misloopt.”

Hij geeft het voorbeeld van werknemers die op elk uur van de dag binnen de tien minuten op een e-mail antwoorden. “Dat zijn meestal mensen die willen tonen: ‘Ik ben aan het werk, hoor!’ Maar dat is nutteloos. Het mooie aan de e-mail is dat het een instrument is om asynchroon te communiceren. Daar zijn nog steeds veel te weinig mensen zich van bewust.”

Thuiswerken is niet heilig

Het aantal nieuwsartikels, blogs en reportages over thuiswerken in coronatijden is niet te tellen. Iedereen zou ook na de verlossende prikjes in onze bovenarm meer thuiswerken. Wat de meeste van die artikels over het hoofd zien: thuiswerken is niet voor iedereen weggelegd. Vuilnismannen, dokters, poetshulpen en loodgieters zullen nooit kunnen thuiswerken.

“Ongeveer 40 procent van de actieve bevolking kan in principe thuiswerken”, schat Hendrik Delagrange van Stichting Innovatie & Arbeid (SERV). Hij doet al sinds 1995 onderzoek naar thuiswerk. Voor de komst van het virus deed 21 procent van de werknemers aan telewerken. “Dat werd gezien als een privilege voor kenniswerkers, voor mensen in het middenkader. Van hen nam men voor de lockdowns aan dat de kans op lanterfanten niet al te hoog lag. Zij krijgen meestal targets opgelegd die hen voldoende motiveren. Of ze zijn gewoon gepassioneerd door hun werk.”

De grote verandering die we zullen zien, is dat kantoorjobs met een puur uitvoerende functie ook meer van thuis uit ingevuld zullen worden. “Uit alle literatuur blijkt dat de productiviteit bij thuiswerkers stijgt. Mensen werken al eens langer door. Bovendien wordt de pendeltijd nauwelijks vervangen door een cursus yoga of gewoon niks doen. Mensen werken meer als ze thuiswerken”, zegt Delagrange. 

Met andere woorden: waarom zou je als werkgever niet volop inzetten op thuiswerk?

Uit het onderzoek van Acerta blijkt bijvoorbeeld dat 63 procent van de Belgische werkgevers telewerk als voordelig zien voor de balans tussen werk en privé. Al waarschuwt Delagrange voor de autonomie-paradox. “Bij een klassieke werkdag heb je een duidelijk moment om los te koppelen van het werk. Bijvoorbeeld door naar huis te pendelen.” Bij een flexibele werkdag, zeker als dat thuis gebeurt, is dat loskoppelen minder vanzelfsprekend. Zo beland je in die paradox.

“Mensen zijn vrij om te werken waar en wanneer ze willen, waardoor ze in de praktijk nooit echt stoppen met werken. Ze leiden hun leven dus een stuk minder autonoom dan wanneer ze een klassieke werkdag presteerden.”

De thuiswerk-expert geeft wel aan dat de scheiding tussen werk en privé nooit absoluut is. “Dat is altijd al een zone met veel grijs geweest.” Hij benadrukt wel dat werk steeds sneller en in grotere hoeveelheden ons privéleven binnengutst. Goeie werkgevers denken volgens Delagrange niet alleen aan duidelijke thuiswerkafspraken, maar zorgen er ook voor dat hun werknemers zich regelmatig afsluiten van hun job. “Als werkgever heb je er baat bij dat werknemers zich kunnen opladen. Indien je daar geen aandacht voor hebt, creëer je het beste recept voor burn-outs.”

Wat met het groepsgevoel?

Als we steeds meer zelf zullen kiezen waar en wanneer we werken, dan wordt het voor de werkgever niet gemakkelijk om een cultuur, laat staan groepsgevoel te creëren. Een duidelijke bezorgdheid die ook uit het onderzoek van Acerta komt. 72 procent van de werkgevers ziet telewerk als een nadeel voor de sociale cohesie. 68 procent vindt telewerk ook nadelig voor het samenwerken van het team.

“De ongeplande momenten waarin collega’s elkaar ontmoeten zijn het meest waardevol”, zegt Jelle Van den Bergh, oprichter van web- en applicatieontwikkelaar Wieni. Hij verplichtte zijn werknemers in 2013 al eens om met zijn allen twee weken thuis te werken. Een minilockdown avant la lettre. “Wij hebben toen snel geleerd dat informele momenten enorm belangrijk zijn. Daar wordt de basis voor onderling vertrouwen gelegd.”

Bij Wieni zijn flexibele werkuren en thuiswerk al een aantal jaar ingeburgerd. “Wij zagen dat de meeste mensen ervoor kiezen om zeker één dag thuis te werken. Sommigen doen het liever niet. Niemand werkt drie dagen van thuis uit, terwijl het wel kan.” Dat zorgde met andere woorden voor voldoende momenten waarop collega’s elkaar konden ontmoeten.

Toch hebben Van den Bergh en zijn collega’s heel wat geleerd uit maandenlang verplicht thuiswerken. “De stand-upmeetings, waarin iedereen kort vertelt waarmee hij of zij bezig is, en de demo-meetings, waarbij mensen demonstraties geven wat ze ontwikkeld hebben, lopen veel efficiënter via video dan in het echt. Zelfs de chronische laatkomers zijn altijd op tijd en to the point.” Ook het aanwerven van drie nieuwe collega’s verliep naar eigen zeggen opvallend goed.

Het werken zonder fysiek kantoor doet Van de Bergh zelfs twijfelen of hij überhaupt nog wel kantoorruimte nodig heeft. “Wij hebben gemerkt dat onze klanten even tevreden zijn van ons werk. Ook de meeste werknemers geven aan dat thuiswerken hen bevalt.” En ook qua productiviteit viel 2020 reuze mee. “Daar hebben die dure bakstenen in Leuven niet aan bijgedragen.”

Helemaal afscheid nemen van de fysieke kantoorruimte zit er niet in. Nadenken over de functie van die fysieke ruimte des te meer. “Stel je voor dat we kiezen voor een kleiner gebouw, of een ruimte die we delen met een ander bedrijf. Dan kunnen we het vrijgekomen budget investeren in evenementen of momenten die kunnen helpen om de sfeer op de werkvloer vorm te geven.”

Van den Bergh verwijst naar enkele kantoorloze bedrijven die hun personeel maandelijks een tweedaagse aanbieden naar een Europese stad. “Daar wordt gewerkt en plezier gemaakt. Die investering is veel interessanter dan een dure kantoorruimte die te weinig gebruikt wordt. En het probleem van het gebrek aan informele contacten is meteen opgelost.”

Op zoek naar de magische formule

Dat de coronacrisis een gamechanger is voor de toekomst van de kantoorruimte horen we Erik Verbruggen, verantwoordelijk voor de huurmarkt bij vastgoedadviseur JLL, niet ontkennen. “Telewerken is al langer een deel van hoe bedrijven de werkomgeving organiseren.” Hij verwijst naar de Vlaamse overheid die een voortrekkersrol speelde op dat vlak. “Zij zijn een van de eersten die beslisten om slechts een werkplek voor 70 procent van hun werknemers te voorzien.” De overige 30 procent werkt dan afwisselend van thuis of plant afspraken extern in.

Verbruggen acht het niet onmogelijk dat die bezettingsgraad in de toekomst nog verder zal dalen. “De werkplek zal door corona zeker een andere functie krijgen. Een meer sociale functie. Domweg komen werken om te komen werken zal niet meer de norm zijn.” Met andere woorden: ook de typische werkvloeren waar batterijen bureau’s in eilanden worden opgedeeld, zullen stilaan verdwijnen of gecombineerd worden met zogenaamde ‘social areas’, waar de werknemers kunnen vergaderen of brainstormen.

Al moeten we altijd voorzichtig zijn met dergelijke voorspellingen. Het landschapsbureau is al meerdere keren dood verklaard. Mogelijke verklaring voor het succes van het landschapsbureau: niemand kent het ideale alternatief. “Ik ben ervan overtuigd dat onze kantoren in de toekomst veel meer gericht zullen zijn op samenwerken, samen brainstormen, samen wat onnozel doen”, zegt Jelle Van den Bergh van Wieni. Meer creatieve ruimtes dus, in plaats van individuele bureaus.

Tim Christiaens van Time Management Company wijst erop dat dat alles afhangt van het type bedrijf waarover je spreekt. “Het is zeker niet ondenkbaar dat we werkgevers zullen zien die veel functioneler over hun ruimte nadenken.” De landschapsbureaus zijn het slechtste van twee werelden. “Mensen die zich willen concentreren worden gestoord. Mensen die een babbeltje willen maken, hebben er nauwelijks plaats voor. Waarom voorzien we niet minstens één stilteruimte op de werkvloer? Ideaal voor mensen die op zoek zijn naar focus.”

Rik Verbruggen merkt dat de bedrijven die op zoek zijn naar nieuwe kantoorruimte heel erg bezig zijn met dergelijke vragen. “Maar op de concrete invulling zal het voor velen nog even wachten zijn. Ten eerste is er de economische impact die zich in de nasleep van de lockdowns aankondigt. En dan is het nog maar de vraag hoe snel we terug naar kantoor mogen gaan.”