Permanent ‘out of office’. Hoe organiseren we dat nieuwe thuiswerken ook na corona?

Thuiswerk in contracten gieten?

“Waar zaten we met ons hoofd om iedereen om 8 uur op een regenachtige februariochtend in de file te gaan duwen om op kantoor te komen zitten?” Die retorische vraag stelt Jean-Jacques Delmée, de CEO van Eneco België, zich.

Sinds die bewuste dag in maart vorig jaar, waarop toenmalig premier Sophie Wilmès (MR) de lockdown afkondigde, werden de zowat 350 mensen van het energiebedrijf thuis gezet. En als het van Delmée afhangt, zal dit ook na corona ook grotendeels zo blijven. “We schakelen over op een 40-40-20-beleid”, zegt de CEO via Zoom. “Veertig procent van de werktijd zal op kantoor kunnen, 40 procent van thuis en de resterende 20 procent kunnen ze vrij invullen.” 

Op kantoor zal de focus komen te liggen op meetings, overlegmomenten en teamvergaderingen. Daarvoor zal Eneco investeren in digitale tools om de vergaderruimtes aan te passen. Voor het pure productieve werk blijf je beter thuis. Dat niet iedere functie er zich toe leent om van thuis te werken, beaamt Delmée. “Maar op deze manier gaan we naar een nieuw en beter evenwicht, waar ook de mensen die wel op kantoor of in de fabriek moeten zijn mee van kunnen profiteren. Door minder files of minder drukte in de supermarkt na de klassieke kantooruren.”

En toch. De nieuwigheid is uitgewerkt, thuiswerken lijkt in de koude donkere winterweken ook veel minder aantrekkelijk dan op zonniger dagen, wanneer je de laptop als eens kan verhuizen naar het terras. En de tijd die voor het scherm wordt doorgebracht, heeft geleid tot een gevoel van vermoeidheid, citeert The Economist Brian Kropp van Gartner, een onderzoeks- en adviesbureau.

Kristel Minten van hr-dienstengroep Acerta Consult, kent het dilemma. “Nu hunkeren sommigen ernaar om terug naar kantoor te kunnen, net omdat we verplicht thuiswerken. Maar waar we vroeger gewend waren om gedeeltelijk van thuis te werken zal het nu een structurele hybride vorm worden.”

Ellen Diepers, senior hr business partner bij Wolters Kluwer Belgium, zegt dat het gros van de 700 medewerkers sinds de eerste lockdown niet meer is teruggekeerd naar kantoor. “Voor een aantal mensen was er wel een uitzondering: gespecialiseerde IT’ers of mensen uit de postkamer bijvoorbeeld.” Ook medewerkers die daarom vroegen, omdat ze bijvoorbeeld thuis te weinig ruimte hadden of die om praktische redenen liever op kantoor werkten, konden dat. Bij Wolters Kluwer hadden ze wel al een thuiswerkbeleid. Dat zal nu uitgebreid worden, zegt Diepers. “Maar we willen ons niet toespitsen op het aantal dagen. We werken liever met een kader dan met een dwingende policy.” 

Bij beveiligingsgroep G4S hebben ze daarvoor wél een apart addendum opgemaakt dat werd toegevoegd aan de arbeidsovereenkomst, zegt Yannick Desmet, regionaal directeur G4S Academy Europe. “Voortaan is thuiswerk gerechtvaardigd. Nu is het nog van moeten, maar straks zal het een recht blijven. Afhankelijk van de functie voorzien we thuiswerk van één tot vier dagen per week.” 

Hoe organiseer je de thuiswerkdag?

Uit het Gartner-onderzoek van Brian Kropp blijkt dat veel leidinggevenden een jaar geleden nog twijfels hadden. Zouden hun mensen wel even productief zijn thuis, als ze konden genieten van een grotere flexibiliteit? Managers zijn nu veel comfortabeler met dat idee, zo blijkt. “Met vrijheid komt verantwoordelijkheid. Ik heb gezien dat onze mensen dat perfect invullen”, zegt Jean-Jacques Delmée.

Bij Acerta Consult merkten ze dat werkgevers eigenlijk verbaasd waren hoe vlot het verliep. “Het werk werd gedaan, organisaties draaiden vlot. Ja, die vertrouwenskaap lijkt me gerond”, weet Minten. Het was in sommige gevallen wel even wennen. Zeker bij die mensen die weinig ervaring met thuiswerk hebben. “Er zijn zelfs mensen die niet van hun computer durven weg te gaan, uit vrees dat ze erop betrapt worden dat ze op dat ogenblik niet aan het werk zouden zijn. En dat terwijl een koffiepauze op kantoor wel heel gewoon is”, legt Minten uit.

Uit een onderzoek van de Harvard Business Review onder 1.500 werknemers in 46 landen blijkt dat 85 procent zegt dat hun welzijn is afgenomen en ruim de helft heeft het moeilijk om werk en privé te combineren. “Wanneer we vroeger onze computer dichtklapten en het kantoor verlieten, was dat een symbool van het officiële einde van de werkdag”, bekijkt Ellen Diepers dat debat. “Nu vervaagt dat allemaal. De laptop staat vaak in het verlengde van de sofa, waardoor de kloof veel kleiner is. Geef die nieuwe manier van werken wat tijd om zich te settelen.”

Opvallend is ook dat we, ondanks de toegenomen flexibiliteit, met z’n allen redelijk vasthouden aan de klassieke kantooruren. Daarom is het niet slecht dat er afspraken worden gemaakt, merkt Minten op. “Moet ik een mail na 17 uur nog beantwoorden, of mag dat morgen? Kan ik om 16 uur mijn kinderen van school halen, en later op de avond als ze in bed liggen dat werk nog afmaken?” Jean-Jacques Delmée kent die besognes en anticipeerde. Bij Eneco geen mails en vergaderverzoeken van ’s morgens tot ’s avonds. “Dus ja, je mag een mail sturen na 18 uur, maar je mag niet verwachten dat deze ook nog diezelfde avond beantwoord wordt. En over de middag laten we expliciet ruimte om te lunchen, geen vergaderingen en zeker geen telefoons.”

Volgens Minten is het goed dat de werkgever een dergelijk formeel kader aanbiedt. “Mensen hebben nood aan een leidraad, ze voelen zich comfortabeler met een regelgevend kader.” Of dat een annex bij het arbeidsreglement moet zijn? “Dat mag ook een geschreven beleidsaanpak zijn, zolang de mensen maar iets hebben waarop ze kunnen terugvallen.  Dat is voor beide partijen handig en comfortabel.”

Hoe blijven we in contact?

Hoe zorgen we ervoor dat we niet allemaal Robinson Crusoe’s worden, eenzaam op ons afgebakende werkeilandje? “Opnieuw is dat voor een stuk maatwerk”, zegt Kristel Minten. Dat merkt ze als ze workshops geeft bij bedrijven omtrent die ‘zachte waarden’. “Sommigen voelen zich goed bij een dagelijks kort overlegmoment met de leidinggevende, anderen vinden een wekelijkse check voldoende. Ook een virtuele koffieklets of een wandeloverleg kan een oplossing zijn.”

Ook bij Eneco hebben ze daarover nagedacht. Een idee dat ze hebben ingevoerd is dat van de zogeheten ‘ijsbreker’. Een online halfuurtje waarbij mensen aan elkaar gekoppeld worden die elkaar niet echt kennen. “Op die manier kunnen ze zich even aan elkaar voorstellen, van elkaar leren ook”, zegt Delmée. Hij maakt er zelf ook een punt van om zoveel mogelijk mensen te blijven horen en zien. “Sinds we met z’n allen van thuis werken heb ik nog nooit zoveel verschillende mensen van diverse afdelingen gezien en gehoord via web of telefoon. Vroeger zat ik in mijn kantoor, nu breek ik virtueel uit dat kantoor.”

Dat virtuele uitbreken kan soms echte fysieke barrières helpen slechten, merkt Diepers op. Bij Wolters Kluwer zitten de 700 Belgische werknemers verspreid over locaties in Mechelen, Hasselt en Zwijnaarde. “Nu hebben we via Teams meer een groepschat, waar het vroeger toch meer op lokaal niveau bleef. We organiseren ook een maandelijkse update, die online veel makkelijker te organiseren en te volgen is, ook in uitgesteld relais.” Zelfs een Start to run via WhatsApp-groepjes of online miniconcertjes zijn een optie, er wordt volop geëxperimenteerd. 

Kosten terugbetalen?

Veel bedrijven lijken te opteren voor een ritme van twee à drie dagen op kantoor en beschouwen de bedrijfsgebouwen in de toekomst eerder als ‘meetinghub’. Een aantal ondernemingen krimpt de werkvloer dan ook wat in: huurcontracten voor gebouwen worden niet verlengd of plannen voor nieuwe gebouwen geannuleerd. Ellen Diepers: “We zaten redelijk krap behuisd, er waren ideeën over een uitbreiding, maar die plannen gaan nu wellicht de koelkast in.” De kilometervergoedingen werden tijdelijk vervangen door gas- en elektriciteitsvergoedingen. Ook dat moet verder bekeken worden bij de nieuwe manier van werken. 

Bij Eneco heeft Delmée die knoop al doorgehakt. Het huurcontract voor zowat 20 procent van de kantoorruimte is opgezegd. In de plaats komen er extra faciliteiten voor de mensen thuis. “We hebben medewerkers niet alleen een computer of een extra scherm gegeven, maar ook een bureaustoel, zodat ze deftig kunnen werken. Ergonomie en comfort zijn belangrijk.” 

Voor de nabije toekomst wil Delmée nog verder gaan. “We zijn in overleg met de sociale partners voor een thuiswerkvergoeding. Zeker in de winter maak je extra energiekosten.” Het uitsparen van de kantoorruimte geeft daarvoor wat budgettaire ruimte. “Maar ik zou er geen enkel probleem mee hebben mocht ik extra middelen moeten investeren in dit nieuwe werken. Je krijgt in ruil gezonde mensen in een meer ontspannen setting, die zich extra engageren.”

Troef in ‘war for talent’?

Die geëngageerde medewerkers behouden, blijkt geen sinecure. Een bijkomend probleem voor bedrijven is dat werknemers minder loyaal zijn geworden naarmate de pandemie vordert, stelt Brian Kropp van Gartner. Werknemers zouden meer tijd besteden aan het online zoeken naar jobs en het bijwerken van hun LinkedIn-profiel. Zodra de economie weer opengaat, zou de zoektocht naar de uitgang kunnen versnellen. De coronacrisis heeft de werknemers daarbij verdeeld in ‘slackers’ en ‘stachanovieten’, betoogt Kropp. Die eerste groep (de onbezorgden) doet het minimum, terwijl de tweede nog meer uren dan voorheen werkt. Het zijn de stachanovieten (genoemd naar een heldhaftige productieve mijnwerker in de Sovjet-Unie) die eerder zullen vertrekken.

Vergis u niet, zegt Kristel Minten van Acerta Consult: “Thuiswerk is een added value waarbij je als werkgever talenten kan aantrekken en je bestaande talenten kan behouden. Je krijgt er ook iets voor terug: door dat vertrouwen en de flexibeler werktijden gaan je mensen zich ook engageren. Getuige daarvan is het dalende absenteïsme bij thuiswerkers.”

Ook Ellen Diepers ziet het voordeel: “Thuiswerk opent mogelijkheden voor nieuwe aanwervingen. Mensen hoeven niet meteen meer in de buurt van het kantoor te wonen. Dat creëert meer opties.”

Zijn er meer risico’s?

Experts zoals G4S waarschuwen dan weer voor de veiligheidsrisico’s wanneer allerlei gevoelige documenten thuis gaan rondslingeren of worden beheerd vanuit het niet-beveiligde thuisnetwerk. Moeten bedrijven straks meer inzetten op de beveiliging van de thuiswerkomgeving dan op de beveiliging van het bedrijfskantoor? Krijgen we binnenkort allemaal een alarmsysteem als extralegaal voordeel?

Yannick Desmet, regionaal directeur G4S Academy Europe, vindt dit een onderbelicht thema. “Sinds corona is de perimeter van bedrijven gewijzigd. Vroeger was dat de bedrijfsomgeving, nu is dat de voordeur van de werknemer.” En zo ontstaat het gevaar dat wie op zijn thuisnetwerk aan het werken is, niet altijd even goed beschermd is. Als de wifi niet afdoende gecodeerd is, zet dat mogelijk de deur open voor loopholes: mazen in het netwerk waarlangs data kunnen lekken. Mensen die daar geen zaken mee hebben kunnen zo aan interne bedrijfsinfo geraken.

Het is ook een beetje dubbel: door corona zitten we massaal thuis, waardoor de criminaliteit is gedaald. Maar risicoanalyses zijn drieledig: bedreiging, kwetsbaarheid en impact. De bedreiging is dan wel gedaald, maar de kwetsbaarheid en de impact zijn toegenomen. Ook een simpele diefstal van de pc of van vertrouwelijke documenten die thuis rondslingeren is nu meer risicovol, merkt Desmet op. Er wordt te weinig stilgestaan bij dat gevaar. G4S biedt in ons land daarom alarmsystemen aan die je kan huren. Voor 40 euro op maandbasis worden sensoren en detectoren geplaatst. Om de fysieke veiligheid van werknemers te verhogen. “In sommige Scandinavische landen is dit ondertussen al onderdeel van de cafetariaplannen van bedrijven”, zegt Desmet. Bij ons loopt het vooralsnog niet zo’n vaart, stelt de G4S-man vast. 

Om af te sluiten nog een klassieker in het genre. Mensen hebben thuis vaak geen versnipperaar en dus vliegen documenten, contracten of offertes in de papierbak. Die wordt dan gewoon met het afval buitengezet. “Ik durf met u een rondje te doen langs de huizen van CEO’s; wedden dat we zo wel het een en ander vinden.” Een verwittigd mens is er twee waard.