Verspil geen tijd aan mapjes, en andere meteen bruikbare tips om je mailbox onder controle te houden

Werknemers besteden een groot deel van de werkdag aan het beantwoorden van mails, bleek de afgelopen jaren uit verschillende onderzoeken. Zo concludeerde de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers in 2017 dat 39 procent van de vijfhonderd ondervraagde kantoormedewerkers een tot twee uur per dag bezig is met mailen. In 2019 las en beantwoordde de gemiddelde werknemer zelfs 126 mails per dag, volgens The Radicati Group, een marktonderzoeksbureau gespecialiseerd in technologie.

Het is niet raar dat werknemers verslaafd zijn aan hun mail, zegt Thijs Launspach, psycholoog en schrijver van boeken als Fokking druk: het ultieme anti-stressboek (2018) en Werk kan ook uit (2020). “Voor sommige taken moet je lang, geconcentreerd werken. Dat is vaak je belangrijkste werk, maar het is taai en traag. Mail is een typisch voorbeeld van oppervlakkig werk. Het kost weinig moeite, gaat lekker snel en als je je mailbox hebt bijgewerkt, krijg je een beloninkje van je hersenen: dopamine, omdat je weer een taak hebt afgerond.”

Het lijkt dus alsof je productief bent, als je de hele dag mails wegwerkt. Maar wie zijn werkdag invult aan de hand van de mailbox, reageert steeds op wensen van anderen en wordt de hele tijd onderbroken. Met deze tips word je de baas over je mailbox én je werkdag.

1. Check een paar keer per dag je mail

Zet de notificaties van je mail uit, om constante afleiding te voorkomen. Mensen weten wel dat ze beter kunnen bellen als iets echt niet kan wachten, schrijft Richard Wolfe, oprichter van Email Handyman, in zijn boek Speedmailen (2017). Hij adviseert om slechts een paar keer per dag de mailbox te openen. Plan vaste momenten in je agenda, bijvoorbeeld twee of drie keer per dag een half uurtje, om alles te lezen en erop te reageren.

2. Je mailbox is geen takenlijst

De meest gemaakte fout als het gaat om het beheren van mail? Mensen gebruiken hun mailbox als to-dolijst, zegt Björn Deusings, trainer in timemanagement en auteur van Elke dag om 15.00 uur klaar (2021). “Tijdens trainingen zie ik zelfs dat mensen mails weer op ‘ongelezen’ zetten, zodat ze weten dat ze er nog iets mee moeten. Deze manier van werken is heel onoverzichtelijk.”

Maak liever een echte takenlijst. Begin de werkdag met bepalen wat jíj de komende uren wilt doen. Kijk in je agenda wat voor afspraken je hebt. Open pas daarna je mail om te kijken of er nog belangrijke taken aan je to-dolijst moeten worden toegevoegd. Deusings pleit ook voor een lege-inboxbeleid: archiveer of verwijder een mail zodra hij is afgehandeld.

3. Maak afspraken over hoe snel je moet reageren

Hoe sneller, hoe beter, lijkt vaak het devies. Launspach: “Tenzij je bij een klantenservice werkt, hoeft een mail echt niet binnen een uur beantwoord te worden.” Zowel Launspach als Deusings adviseert om met collega’s af te spreken op welke termijn je een reactie stuurt. Weet ook dat niet elke mail beantwoord hoeft te worden. Sommigen kun je voor kennisgeving aannemen. Deusings: “Binnen 24 uur reageren is netjes. Een snel antwoord is niet per se het beste.”

4. Stel een automatisch antwoord in

Waarom alleen tijdens vakanties een out of office instellen en niet altijd, dacht Launspach. Wie de psycholoog een bericht stuurt, krijgt vanzelf een reactie waarin staat dat hij zijn mail een paar keer per dag leest en dus niet onmiddellijk reageert. “Dat werkt heel goed. Ik manage op een simpele manier de verwachting van anderen. Als het haast heeft, kunnen mensen bellen, maar dat doet bijna niemand.”

Ook Deusings stelt weleens een automatisch antwoord in op momenten dat hij gewoon aan het werk is. “Het geeft mij veel rust. En niemand reageert daar gepikeerd op.”

5. Verspil geen tijd aan mapjes

Wil je nog minder tijd kwijt zijn aan het bijhouden van de mailbox? Gebruik dan de zoekfunctie om een mail terug te vinden, adviseren Deusings en Launspach. Die werkt in de meeste mailprogramma’s prima. Met het sorteren van berichten in mapjes kun je dus stoppen, dat kost juist tijd. 

En verder: houd je mails kort en bondig, dat scheelt zowel jou als de ontvanger tijd.