Moeite met afkicken van je mailbox op vakantie? Expert geeft tips: “Begin een week op voorhand”
Na maanden is het eindelijk zover. Je ligt aan het zwembad of vertoeft op een exotisch strand. Even geen werkzorgen, tot je ‘Pling!’ hoort: een mail, of twee, drie. Ga je piepen of niet? Florence Pérès, auteur van ‘Digital Detox’, geeft concrete tips over hoe je even écht van de e-mailradar verdwijnt. “Een nieuwe mail geeft onze hersenen een shot dopamine. We snakken daar soms naar.”
Chloë Stylemans
Dagelijks krijgen we er minstens tientallen, sommigen zelfs honderd: e-mails. Op vakantie moet je die knop kunnen omdraaien, niet? Die vraag legden we voor aan Florence Pérès, auteur van het boek ‘Digital Detox’. “Je hebt integrators en separators. Afhankelijk van welk type je bent, heb je wel of geen probleem met mails bekijken op vakanties”, begint ze.
Je kan deze inhoud niet bekijken
Deze inhoud bevat cookies van social media of andere externe platformen. Omdat je deze cookies uitgeschakeld hebt blijft deze inhoud verborgen. Aanvaard cookies van sociale media om de inhoud alsnog weer te geven.
Dit bepaalt of je een integrator of separator bent. “Maar deconnecteren moet altijd”
De eerste groep van integrators vindt het absoluut niet erg dat het werk hun privéleven binnendringt. “Een integrator houdt ervan om tussen het werk door met de hond te wandelen of met de kinderen te spelen om dan ‘s avonds opnieuw achter de computer te kruipen. Dit type leest bijvoorbeeld ook zijn e-mails in het weekend.”
De tweede groep, de separators, vindt het wel vervelend dat de balans voor een stuk zoek is. “Deze groep heeft meer moeite met thuiswerk, omdat ze een duidelijke afbakening missen. Zij stoppen dus graag met werken als de klassieke werkdag gedaan is.”
Kijk maximum twintig minuten naar jouw mails. Voor de rest van de dag kruip je in de ‘vakantiebox’. Wie die afbakening niet maakt, komt in de verleiding
Florence Pérès, Auteur Digital Detox
Al volgt er vrij snel een belangrijke maar. “Ook voor die eerste groep is het van belang om te ‘deconnecteren’ met het werk. Ze hebben er schijnbaar geen probleem mee om na de uren te werken, maar studies wijzen op het belang van volledig uit te checken en op vakantie zo min mogelijk aan het werk te zijn.”
Doe aan ‘boxing’ als je tijdens je vakantie toch up-to-date wil blijven
Er zijn zeker mensen, bijvoorbeeld zelfstandigen of leidinggevenden, die toch graag de vinger aan de pols houden. “Je kán jouw mails checken, maar doe dan aan ‘boxing’: gedurende maximum twintig minuten overloop je op een rustige plek enkele mails. Elke dag op hetzelfde tijdstip. Voor de rest van de dag kruip je opnieuw in de ‘vakantiebox’. Wie die afbakening niet maakt, raakt in de verleiding om op elk tijdstip van de dag zijn mails te openen.”
Maar heb je dan wéér niet het gevoel dat je iets moet op vakantie? “Boxen is er alleen voor mensen die kiezen om hun mails te bekijken op vakantie. Dus je moet natuurlijk helemaal niets.”
Dat shotje ‘maildopamine’ maakt het afkicken zo moeilijk
De telefoon is meer dan een communicatietool. We gebruiken hem op reis ook als fototoestel, als GPS, om het weer te voorspellen of een hotel te boeken. “We zijn dan maar één klik verwijderd van het werk. We zijn wat verslaafd geraakt aan onze toestellen. Ook al weten we dat we mogen ‘deconnecteren’ en de toestemming krijgen om af te ronden: velen zijn geneigd om online te blijven.”
We houden van nieuwe prikkels en snakken soms zelfs naar dat gevoel van een nieuw mailtje
Florence Pérès, Auteur Digital Detox
“Als er een mail binnenkomt, krijg je een shot dopamine en werkt ons genotshormoon. We houden van nieuwe prikkels en snakken soms zelfs naar dat gevoel van een nieuw mailtje.” Dus ja, het is normaal dat je op vakantie even moet afkicken.
“Als leidinggevende mag je best uitspreken dat je werknemers na de uren niet bereikbaar moeten zijn. Ik zie een positieve evolutie in bedrijven: we beseffen dat het belangrijk is om af en toe niet bereikbaar te zijn. De verslaving ligt vaker bij jezelf.”
Wat kan ik doen om af te bouwen?
Een tip zowel voor op vakantie als voor na de werkuren: zet je notificaties uit. “Na de uren zet je best die van slack, e-mail en WhatsApp uit. Op vakantie filter je maar beter alles: van sociale media tot nieuwssites. Het enige wat zou mogen doorkomen zijn sms’jes. Op die manier bouw je de afhankelijkheid en de dopamineshots af.”
5 tips van Pérès voor een goede e-mailhygiëne:
1. Sta stil bij het (overmatig) checken van mails en spreek uit dat je de intentie hebt om te minderen. Net zoals je dat doet bij stoppen met roken: breng je omgeving op de hoogte. Laat weten aan je medevakantiegangers dat je geen mails zult bekijken of zult ‘boxen’. Op die manier ben je meer gemotiveerd en is er meer druk van buitenaf.
2. Stel zeker een out of office in, zelfs voor een afwezigheid van twee dagen. Zet geen telefoonnummer in die mail, ook niet in de handtekening. En wees consequent: antwoord niet. Zelfs als je het ‘boxen’ toepast op reis, is het niet de bedoeling om elke mail te beantwoorden. Mensen denken dan dat je toch bereikbaar bent, ondanks je afwezigheidsmail.
3. Doe beroep op een collega voor dringende zaken. Je hebt het recht om prangende vragen op vakantie te negeren, maar verwijs door naar iemand die wel kan helpen. Als het met die collega niet te regelen valt, schrijf dan dat mensen je bij noodgevallen wel weten te vinden (liefst met een sms). Mensen die de toestemming hebben om je op verlof te storen, hebben zeker jouw gsm-nummer.
Zet werkgerelateerde apps op de laatste tablet van je telefoon of verwijder ze zodat je altijd via de website moet.
Florence Pérès, Auteur Digital Detox
4. Werk met een almost out of office. Schrijf een week voor je verlof al in jouw e-mailhandtekening dat je op vakantie vertrekt. Op die manier weten mensen vooraf dat jullie bepaalde zaken beter nog afhandelen. Mensen zullen dat niet raar vinden, in tegendeel. Het wijst erop dat je een goede planner bent die zijn zaken ruim vooraf regelt.
5. Maak mails minder aantrekkelijk. Ga naar instellingen en kies voor grijze tonen in plaats van veel kleur. Dat maakt het minder aantrekkelijk om naar je gsm te grijpen. Zet apps die gerelateerd zijn aan het werk op het laatste tabblad van je tablet of smartphone of verwijder ze. Als je telkens via de website moet en opnieuw moet inloggen, zul je minder snel al die moeite doen.
En hoe vermijd je e-mailstress als je weer aan het werk gaat?
Aan een gelukzalige vakantie komt natuurlijk ook een eind. Helemaal opgeladen ben je klaar om er opnieuw in te vliegen, maar dan wacht jou al een eerste vervelende taak: het uitploeteren van je overvolle mailbox. Moet dat echt zo grondig? Pérès: “Je kan er wel van uitgaan dat problemen die echt dringend waren, ondertussen al van de baan zijn. Aan oudere mails kun je dus al minder aandacht besteden.”
Laat je out of office aanstaan tot en met de eerste dag van terugkeer, zodat je die dag nog voldoende tijd hebt om mails te lezen
Florence Pérès
“Wat je wel kan doen is je out of office laten aanstaan tot en met de eerste dag van terugkeer, zodat je die dag nog voldoende tijd hebt om mails te lezen. Ik hoor van sommigen dat ze niet langer dan een week op vakantie gaan, uit schrik voor alle mails achteraf. Dan is er structureel iets fout met de werkdruk, lijkt me.”
Samengevat zegt Pérès het zo: “Stem dus voor je vertrek af welke collega het grootste deel van de mails voor je opvolgt, dan heb je een geruster gemoed. En laat ook aan je klanten weten wie je werk opvolgt, dan krijg je al minder mails in de eerste plaats.”
