Terwijl veel Europese landen de elektronische facturatie omarmen, heeft de helft van de Belgische kmo’s geen boekhoudprogramma. Erger nog, zo’n 15% van onze kleine en middelgrote bedrijven gebruikt nog steeds papieren facturen. De deadline om in België verplicht over te stappen op de elektronische facturatie blijft voorlopig erg onduidelijk. Nochtans bereiden de Belgische kmo’s zich hier best lang op voorhand op voor om niet voor voldongen feiten komen te staan.
De cijfers* zijn voor het minst opmerkelijk te noemen, vooral omdat de Europese regelgevers de afgelopen jaren verschillende tools hebben geïmplementeerd om de elektronische facturatie te verplichten. Het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement On-Line) is hier een prima voorbeeld van. Peppol, dat medegefinancierd wordt door de Europese Commissie en 18 andere overheidsinstellingen, laat dienstverleners van de publieke sector toe veiliger facturen op te sturen en te ontvangen. Al zullen de fraudebestrijding en extra fiscale opbrengsten zeker ook een rol hebben gespeeld om de administratieve regel door te voeren.
Een gewaarschuwd man
In Europa zijn Italië en Spanje zowaar de beste leerlingen van de klas op het vlak van elektronische facturatie. In België werd er in de wandelgangen eerst gesproken over 2024 voor de B2G-facturen (business to government); de B2B-facturen zouden pas later volgen. Dat we verplicht moeten overstappen op digitale facturen is één van de punten waar tijdens de onderhandelingen voor de
fiscale hervorming gelukkig niet over werd gekibbeld. Maar, helaas, de deadline van 2024 zullen we al zeker niet meer halen. Vraag gerust zelf eens rond: veel kmo’s en zelfstandigen hebben nog nooit horen spreken van een verplichte elektronische facturatie.
Het is nochtans cruciaal voor onze bedrijfsleiders om hierop te anticiperen en zo niet voor verrassingen komen te staan. Neem nu bijvoorbeeld de slotenmaker die in allerijl naar het gemeentehuis wordt geroepen. Enkel als hij een facturatieprogramma gebruikt, zal hij centen op zijn rekening zien.
Voordelen voor de kmo
Bekijken we de problematiek vanuit een bredere invalshoek, dan zien we dat veel kmo’s de boekhouding nog vaak beschouwen als een last. Zo’n 39% van onze ondernemers ziet het als een kostenpost, 38% als een bron van stress, en 25% als onverstaanbaar. Opvallend: bijna zes op de tien bedrijfsleiders vinden de boekhouding compleet nutteloos. Dat is – zacht uitgedrukt – verrassend te noemen. De boekhouding is, en blijft, namelijk een krachtige controle- en analysetool.
Door een boekhoudprogramma in huis te halen zullen onze kmo’s dus in orde zijn met de wetgeving. Dat is echter zeker niet het enige voordeel van zo’n tool. Dankzij elektronische facturen hebben bedrijfsleiders een realtime zicht op hun financiële cijfers en kunnen ze doorgedreven analyses uitvoeren. Zo kunnen ze
de gezondheid van hun bedrijf beter inschatten. Dat er minder menselijke fouten worden gemaakt en tijdwinst wordt geboekt, nemen ze er maar al te graag bij. Vooral als we weten dat zo’n 36% van de Belgische kmo’s zijn facturen nog steeds opstuurt met de post.
Duidelijke communicatie
Wanneer zal de elektronische facturatie eindelijk verplicht worden in België? We tasten vandaag nog steeds in het duister. Nochtans moeten veel kmo’s nog bergen werk verrichten om in orde te geraken. De overheid moet zeker ambitieuze doelen stellen op korte en middellange termijn; dat juichen we alleen maar toe. Maar doelstellingen op zich zullen niet volstaan. Er moet ook goed worden nagedacht over een heldere communicatie en doorgedreven begeleiding van de bedrijven die minder gedigitaliseerd zijn. En dat zijn er helaas veel meer dan we durven denken.
De auteur is Benjamin Tailleur, COO bij Horus Software.
* Cijfers op basis van een onderzoek in mei 2023 door iVox in opdracht van Horus
Software, bij 400 Belgische kmo’s met 1 tot 250 medewerkers.
