Slechts één op zeven Belgische kmo’s kan snel een volledig overzicht van alle belangrijke bedrijfsprestaties bekijken. De oorzaak: de gegevens zitten verspreid over verschillende softwarepakketten. De oplossing: deze pakketten met elkaar laten ‘praten’.
Uit het Exact KMO Barometeronderzoek blijkt dat slechts 16% van de Belgische kmo’s snel een compleet overzicht van zijn bedrijfsprestaties heeft. De gegevens zijn er vaak wel, maar ze zitten in aparte softwarepakketten van verschillende aanbieders. Denk aan een voorraadbeheersysteem, een systeem voor orderverwerking, een boekhoudpakket, een webshop … Bovendien gebruikt 45% van de kmo’s voor de financiële administratie gewoon Excel. Dat maakt het moeilijk om het overzicht te behouden.
Hoe behoud je het overzicht?
De oplossing is dan ook: ervoor zorgen dat je alle data bij elkaar brengt. Dat kan op twee manieren. Ten eerste kies je best voor één softwarepakket voor je primaire bedrijfsprocessen. Zo’n ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) stuurt alle administratieve, financiële, commerciële en logistieke processen van je kmo centraal aan.
Zo wordt het makkelijk om bijvoorbeeld voorraadbeheer en verkoopcijfers te koppelen, zodat er steeds voldoende voorraad is om alle klanten te bedienen maar er ook geen onnodige voorraad wordt ingekocht.
Koppelen met andere applicaties
Naast een ERP-systeem gebruiken heel wat ondernemers nog extra software van derde partijen. Denk aan SendCloud, PrestaShop, App4Sales, de Magento-apps of Bol.com voor handelszaken en e-commerce. Om efficiënt te kunnen werken is het fijn als die software kan ‘praten’ met je ERP-systeem, zodat informatie uit de software in beide richtingen kan worden uitgewisseld.
Dat kan via API’s, of Application Programming Interfaces. API’s zijn een manier om ervoor te zorgen dat verschillende softwarepakketten met elkaar kunnen communiceren. Zo’n API kan op maat gemaakt worden. Maar als je werkt met een ERP-systeem met een open architectuur, zoals Exact Online, kan je gebruik maken van bestaande koppelingen en kun je jouw software heel eenvoudig koppelen met die van derde partijen.
Veilig koppelen
Exact Online koppelt nu al met meer dan 100 externe softwarepakketten. Je vindt deze in de Exact App Store. Alle apps in de App Store worden zorgvuldig gescreend door Exact. Ontwikkelaars moeten aangeven welke data ze ophalen of aanmaken en hoe ze omgaan met veiligheid en privacy. Apps kunnen geen data ophalen of opslaan waarvoor ze geen goedkeuring hebben gehad. Pas na goedkeuring mogen ze koppelen met Exact Online.
Bovendien krijgt de gebruiker altijd een melding waarin toestemming gevraagd wordt voordat er een koppeling wordt aangemaakt. Zo blijven alle vertrouwelijke gegevens vertrouwelijk.
Hoe pak je het aan?
Wanneer je een 360° inzicht in al je bedrijfsprocessen wilt, teken dan eerst alle processen goed uit. Bekijk goed welke systemen je nu al gebruikt. Zijn die allemaal up-to-date, en zijn de systemen al aan elkaar gekoppeld? Zijn er processen die je kunt optimaliseren?
Ga dan in gesprek met een softwarepartner die je kan adviseren. Dat is efficiënter dan zelf een oplossing in elkaar te knutselen. Kijk ook eens welke standaardoplossingen er al bestaan voor uitdagingen die jij in jouw bedrijf hebt. Zoals administratieve uitdagingen en bankkoppelingen of data-uitdagingen en monitoringstools.
Wanneer je voor een oplossing kiest, zorg er dan voor dat het een cloud-oplossing is. Dat maakt verbinden met andere software nog eenvoudiger.
Ontdek hier de voordelen van de bedrijfssoftware van Exact.
