In de kelders van het justitiepaleis en het hof van beroep in Antwerpen worden vele kilometers aan gerechtelijke archieven bijgehouden. De bewaartermijnen zijn afhankelijk van het type rechtbank. Bij correctionele zaken bedraagt die termijn bijvoorbeeld twintig jaar. De archieven blijven ook jaar na jaar verder aangroeien, denk maar aan de vele onderzoeken die uit de kraak van de geëncrypteerde berichtendienst Sky ECC zijn voortgekomen.  

Het bewaren en het beheer van de archieven vraagt niet alleen veel plaats, maar ook veel tijd van het griffiepersoneel. In sommige archiefkelders was ook schimmelvorming ontstaan. Om de archiefproblematiek aan te pakken, is nu gekozen voor een samenwerking met Youston, een Belgische onderneming gespecialiseerd in langdurige archiefopslag en het digitaliseren van confidentiële documenten. Het bedrijf werkt onder meer samen met KBC, de NMBS, ZNA en politiezone Antwerpen. 

Medewerkers van Youston zijn momenteel bezig om meer dan 2,5 kilometer aan archieven van het Antwerpse parket in te pakken en over te brengen naar de beveiligde en geconditioneerde archieven in Genk. De operatie zal een tweetal weken duren. Aan het pilootproject hangt een prijskaartje van 29.000 euro. 

“Wij werken onder controle van de FOD Binnenlandse Zaken. Wanneer een dossier niet langer wettelijk bewaard moet worden, zullen wij enkel na akkoord van justitie overgaan tot de vernietiging van de dossiers. Er wordt dan telkens een certificaat afgeleverd”, zegt Pieter Vansynghel, Corporate Relations Youston. 

De archieven van het hof van beroep, die door plaatsgebrek in het gerechtsgebouw aan de Waalsekaai over meerdere locaties in Antwerpen verspreid zijn, worden verhuisd naar het gerenoveerde gerechtsgebouw aan de Britse Lei. Daar is plaats voor bijna 10 kilometer archief. Deze maand volgt een eerste verhuisbeweging van 1,2 kilometer aan archieven vanuit het AMCA-gebouw van de FOD Financiën naar de Britselei, wat 27.000 euro gaat kosten. 

Omdat de huidige manier van werken - met volledig papieren dossiers - intussen voorbijgestreefd is en steeds minder te verantwoorden valt, is het de bedoeling om op termijn over te schakelen naar digitaal archiveren. Een strafdossier zou daardoor volledig digitaal kunnen worden opgesteld en bewaard, zodat er minder nood zal zijn aan archiefruimte en manueel archiveerwerk.

“De wettelijke aanpassingen die daarvoor nodig zijn, worden momenteel besproken in de commissie Justitie. Op termijn zullen geen papieren dossiers meer in de kelders van de rechtbanken en hoven liggen. Weg met het stoffige imago van justitie”, zegt minister van Justitie Paul Van Tigchelt (Open Vld).