Praktische tips voor een geslaagd sollicitatiegesprek: ‘Leun niet achterover, houd je handen op tafel en zit niet met je handen aan je gezicht’

Wat is het meest voorkomende sollicitatieprobleem?

“Veel mensen denken nooit planmatig na over hun carrière, waardoor ze door toevallige omstandigheden, zoals de buurman die een vrijgekomen functie tipt, van de ene job in de andere rollen. Pak je loopbaan zelf in handen en doe onderzoek naar het bedrijf waarbij je echt graag aan de slag wil gaan. Ik solliciteerde ooit bij een onderwijsbegeleidingsdienst, maar pas toen ik er werkte, zag ik hoe topdown die dienst georganiseerd was. De vergaderingen waren monologen waarbij de directeur de medewerkers frontaal toesprak. Ik voelde me daar al snel ongelukkig omdat ik zelfstandigheid miste en de werksfeer niet paste bij die kernwaarden, bij wat ik als mens nodig heb om gelukkig te zijn en goed te functioneren. Als jouw kernwaarde zekerheid is, heeft het geen zin om als interimmer te werken. Je kunt je functie pas echt met passie uitoefenen als je twee scharnierpunten weet te combineren: een job waarin je goed bent én die overeenkomt met je kernwaarden: invloed, erkenning, prestige, rechtvaardigheid, solidariteit, eerlijkheid,..

“Jouw talenten zullen meer van betekenis zijn als je functioneert in een organisatie die bij je past, dus verzamel informatie: gebruik het internet, vraag jaarverslagen en nieuwsbrieven op, steek je licht op bij mensen in je netwerk die er al werken. Zo krijg je zicht op de bedrijfscultuur, hoe ze in de media verschijnen, wie je collega’s zullen zijn en welke achtergrond zij hebben... En kijk ook echt naar die verzamelde info. Soms moet je in die fase besluiten om niet te solliciteren.”

We moeten dus proactief te werk gaan tijdens onze zoektocht naar een passende job. Is een open sollicitatiebrief schrijven een goed idee?

“Als een organisatie jou op een of andere manier geraakt heeft, door inspirerende mensen die er werken of een treffende passage in de nieuwsbrief, kun je dat uiteraard in een open sollicitatiebrief vermelden. Zorg er wel voor dat de inhoud van je brief en je cv aansluiten bij het profiel van het bedrijf. Net na mijn studententijd stuurde ik een standaardbrief naar vijftig organisaties. Ik kreeg geen enkele reactie. Je kunt beter één brief op maat afstemmen dan tien verschillende bedrijven dezelfde uniforme brief te sturen. Bel van tevoren naar het bedrijf en vraag vervolgens aan wie je jouw brief richt. Vraag in die brief ook of ze raakvlakken zien tussen jouw profiel en ervaring, en de organisatie.”

Hoe zorgen we dat ons cv opvalt?

“Soms zijn er raakvlakken tussen het cv en de functie-eisen, maar vallen ze niet op. Die overeenkomst wordt pas duidelijk wanneer je als afgewezen kandidaat belt om meer uitleg. Benadruk jouw toegevoegde waarde dan ook zo concreet mogelijk. Denk aan de successen die je geboekt hebt, maar ook aan de uitdagingen die je gedwongen hebben om te groeien, de waardering van je collega’s, een onderhandeling die je tot een goed einde hebt gebracht,... Kies bewoordingen die de link leggen met de functie die je ambieert. Als je voor verkoopmanager solliciteert, zullen woorden zoals ’toename’ of ‘vergroting’ of ‘klantenbinding’ je een stap vooruit helpen. Maak het heel concreet: zeg dat je de productie-efficiëntie met 10% hebt helpen stijgen of laat weten dat je de schooldirecteur tijdens haar ziekte hebt vervangen.

“Zet relevante werkervaring die aansluit bij de functie bovenaan en maak daar een chronologisch en volledig overzicht van. Laat geen dingen weg, want dat valt altijd op. Als consultant krijg ik soms cv’s onder ogen van mensen die delen van hun loopbaan weglaten. Mijn collega voert bij kandidaten die wij willen uitnodigen altijd internetonderzoek uit. Wanneer jaartallen in het cv niet overeenkomen met jaartallen op internet bellen we om dat te bespreken.

“Deel je cv op in kopjes, zo is het snel scanbaar: profiel, opleidingen, werkervaring, overige interesses zoals sport en talen. Onder het kopje ‘persoonlijk profiel’ schrijf je een pitch waarin je jezelf in drie of vier zinnen beschrijft: wie je bent, wat je kernwaarden, talenten en doelen zijn. Als je de vacature goed hebt geselecteerd, zal die pitch automatisch aansluiten bij de functie-eisen en zal ook de lezer de match onmiddellijk zien.”

Moeten we ook in de motivatiebrief kort en bondig zijn?

“Schrijf niet meer dan anderhalve A4. Als je rond de pot draait, irriteer je de lezer, die vaak veel brieven op korte tijd moet doornemen. En vanzelfsprekend moet de spelling foutloos zijn. Als je van jezelf weet dat spelling een zwak punt is, laat je je brief best op voorhand controleren.

“Het is trouwens niet erg om bewust onbekwaam te zijn, zelfs als je solliciteert. Erkennen waar je goed en minder goed in bent, en daar vervolgens ook naar handelen, is alleen maar gunstig voor jezelf én de organisatie waarvoor je werkt. Schrijf bijvoorbeeld dat je slechts een basiskennis van financiën hebt, maar dat je graag wil bijleren.”

Heeft u vormelijke tips?

“Spreek de lezer rechtstreeks aan zodat die zich meer aangesproken voelt. Schrijf niet: ‘Hierbij zend ik u een brief ...’, maar: ’Hierbij ontvangt u mijn brief ...’. Maak niet de fout om in jouw brief teksten uit jouw cv te herhalen, al kun je er wel naar verwijzen.

“Hanteer ook overal hetzelfde lettertype. Een rustige lay-out maakt een goede indruk. Een te zwaar bestand met kleuren en foto’s geeft vaak problemen bij het opslaan. De lay-out moet de tekst ondersteunen, en niet afleiden van de inhoud. Kies voor een strak en eigentijds lettertype dat duidelijk te lezen is op een scherm. Zorg dat je brede marges hanteert. Een niet al te brede tekst met witregels tussen de alinea’s leest makkelijker.”

Wat als je weinig werkervaring hebt?

“Vermeld relevante ervaring, zoals bestuurlijk werk bij een sportvereniging, vrijwilligerswerk waarbij je jongeren op een schoolkamp hebt begeleid, de organisatie van een sponsorloop,... Plaats die ervaring onder een kopje ‘leidinggevende of maatschappelijke ervaring.’ Vermeld ook hobby’s of interesses die relevant zijn voor de job. Als je in je profiel aangeeft dat je veel belangstelling hebt voor je medemens, dan is het nuttig om te vermelden dat je bijvoorbeeld graag biografieën leest. Stel dat doorzettingsvermogen een van jouw talenten is, dan onderstreep je dat met de vermelding dat je marathons loopt.”

Hoe zoek je werk als oudere werknemer?

“Sommige oudere kandidaten vermelden hun geboortedatum niet in hun cv, maar dat is geen goede zet. De recruiter mag je niet beoordelen op je leeftijd, dat is discriminatie, maar hij mag je wel beoordelen op de mate waarin je gemotiveerd bent of de manier waarop je ontwikkelingen in je vakgebied hebt bijgehouden. Ik krijg als consultant altijd energie van goed verzorgde oudere kandidaten die zichtbaar met de tijd meegaan. Zij blijven investeren in hun persoonlijke ontwikkeling en blijven opleidingen en cursussen volgen. Ook in het gesprek stellen ze zich open op en geven ze voorbeelden waaruit blijkt dat zij aan het roer stonden van professionele initiatieven.”

Hoe onderhandelen we over ons salaris?

“Zet nooit de eerste stap, want dan loop je het risico dat jouw wensen lager zijn dan wat zij bieden. Luister aandachtig naar het voorstel, maak aantekeningen, vraag zo nodig om verduidelijking. Werk vervolgens samen naar een resultaat dat zowel jouw toekomstige werkgever als jijzelf passend vinden. En houd er rekening mee dat zij vaak een kopie van je recente salarisstrook willen ontvangen. Reken het voorstel ook goed door. Een ogenschijnlijk hoger brutosalaris kan lager uitpakken wanneer de arbeidsvoorwaarden minder gunstig zijn. Vraag bedenktijd als je er iemand anders naar wil laten kijken.”

Wat als je bent ontslagen op je vorige job? Vertel je dat eerlijk?

“Voordat een kandidaat op gesprek komt, checken we altijd of hij op een negatieve manier op het internet wordt vermeld. We zoeken op woorden als ‘afscheid’, ‘ontslag’, ‘conflict’ in combinatie met de naam van de kandidaat. Het komt regelmatig voor dat kandidaten negatief vermeld worden op internet, maar ze daar zelf geen melding van maken. Als we hen met die info confronteren, zijn de reacties uiteenlopend. Sommige kandidaten geven een genuanceerde en eerlijke beschrijving van de situatie, waarbij ze ook hun eigen rol op een professionele manier belichten. Andere mensen gaan in de verdediging. Voor ons is die reactie veelzeggender dan wat we op internet lazen.

“Wees alleszins nooit negatief over je vorige werkgever. Geef jouw antwoord een positieve wending door bijvoorbeeld te vermelden dat jij ervoor hebt gekozen om binnen korte tijd afscheid te nemen van jouw huidige functie, omdat de organisatie niet aansluit bij de manier waarop jij verantwoordelijkheid wilt dragen. Zeg dat je beter functioneert in een organisatie die meer ruimte geeft aan haar medewerkers. Ieder mens kan fouten maken in zijn of haar loopbaan. Het gaat erom hoe je met die fout bent omgegaan en wat je daaruit geleerd hebt.”

Wat antwoorden we op moeilijke vragen als: Wat zijn jouw negatieve punten?

“De bedoeling is dat je laat merken dat je kan reflecteren over je eigen functioneren: ‘Ik weet van mijzelf dat ik soms ongeduldig ben, en ik heb dat besproken met mijn directe collega’s. Als ik mijn geduld verlies, spreken ze me erop aan.’ Zo’n mindset toont zelfbewustzijn hebt, waardoor je wellicht ook makkelijker in groep zult functioneren. Als je twijfelt over je positieve en negatieve punten, vraag je het aan mensen die je goed kennen: je partner, kinderen, collega’s..

“Laat in het gesprek merken waar jouw zwakheden zitten en geef voorbeelden waaruit blijkt hoe jij met je minder sterke kanten omgaat. Maar vermijd woorden waarmee je je kleiner maakt. Zeg niet: ‘Eigenlijk weet ik het niet goed, ik vind het een beetje lastig om te zeggen, ik had ooit een bedrijfje...

“Breng wat animo in het gesprek door heel concreet aan te tonen wat je in het verleden al verwezenlijkt hebt. Beperk je niet tot het overlopen van je cv, maar gebruik concrete situaties die zich bij je vorige werkgever hebben afgespeeld en die voor hen ongetwijfeld herkenbaar zijn. Vertel hoe je die situatie hebt aangepakt, wat je rol was, wat het heeft opgeleverd,... Zo laat je ze tijdens het gesprek zien hoe jij je werk aanpakt en zal het bedrijf veel sneller overtuigd zijn van jouw kandidatuur.”

Die meest voorkomende vragen bereiden we dus best goed voor?

“Als ze vragen om iets over jezelf te vertellen, kun je vragen: ‘Welk terrein wilt u dat ik belicht? Mijn persoonlijke leven, mijn loopbaan, mijn interesses?’ Bereid voor elk van die domeinen een korte pitch voor, want er is niets zo nefast voor de dynamiek van het gesprek als een kandidaat die haperend zegt: ‘Goh, daar vraag je me wat.’

“Maar beperk je antwoorden in de tijd. Uitvoerige uiteenzettingen leiden bijna altijd tot irritatie bij de ander. Je claimt daarmee te veel tijd en je geeft er geen blijk van dat je in korte tijd de essentie kunt weergeven. Meestal maak je gewoon een onvoorbereide indruk.”

Lichaamstaal is sowieso zeer belangrijk?

“Klopt, en het belang ervan start al voordat je op sollicitatiegesprek komt. Als je naar een bedrijf belt in verband met een vacaturevraag, en je glimlacht aan de telefoon, kom je automatisch vriendelijker over. De manier waarop je het gebouw binnenkomt, hoe je praat tegen de secretaresse die je ontvangt,... Het zijn allemaal interacties die iets prijsgeven over wie we zijn als mens en in hoeverre we erin slagen om verbinding te maken met de ander, wat op elke gezonde werkvloer van groot belang is.

“Mensen zijn vaak geneigd om zich vooral te richten tot de persoon die de vragen stelt, maar zo maak je geen contact met die stille, observerende persoon die aan de rand van de tafel zit. Maak oogcontact met alle gespreksdeelnemers. Ook met de mensen die niets of weinig zeggen, want zij hebben bij de beoordeling van jouw kandidatuur even veel inbreng als de mensen die de meeste vragen stellen. Zoek vooraf op LinkedIn informatie op over die personen zodat je makkelijker tot een persoonlijk contact komt.

“Geef een stevige handdruk, maar overdrijf niet in een poging zelfvertrouwen uit te stralen. Ik heb een paar keer zo’n stevige handdruk gekregen dat ik me afvroeg of mijn ring vervormd was. Dan heb je echt geen goede indruk gemaakt. Zit rechtop. Kijk iedereen aan. Voel vanbinnen oprechte belangstelling voor iedere mens die aan de tafel zit, dan straal je dat vaak ook uit. Leun niet achterover, de kans is groot dat je een afwachtende en nonchalante indruk maakt. Houd je handen op de tafel. Zit niet met je handen aan je gezicht of je haren.”

Ook ons voorkomen is belangrijk bij zo’n gesprek.

“Doe kleding aan die bij jouw persoon past en hou het zakelijk. Kies voor katoenen of linnen kleding, zodat je minder snel transpireert. Vermijd opvallende kleuren en prints. Doe geen oorbellen of piercings in die de aandacht afleiden. Mocht je besluiten om je gezichtspiercings toch aan te houden, dan kies je voor een minder kansrijke sollicitatie. Ook wie een tattoo heeft, draagt deze best niet te opvallend. Zeker de oudere generatie werkgevers heeft toch nog steeds een negatief beeld van sollicitanten met tattoos. Ze achten de kans groter dat zij iets minder betrouwbaar en productief zijn. Maar als jij een job zoekt waarin je je echt thuis voelt, dan is er misschien een mismatch met het bedrijf dat je afwijst op basis van die uiterlijke kenmerken.”

Wat als je denkt dat je niet goed genoeg bent voor een vacature die je wel interesseert?

“Ga uit van je eigen kracht en wacht niet op erkenning van anderen. Ik tref regelmatig kandidaten, veelal vrouwen, die zichzelf niet geschikt vinden voor een bepaalde functie, omdat zij niet alle vereiste competenties voor de volle 100% beheersen. Daartegenover staan vergelijkbare sollicitanten die zichzelf juist wel een geschikte kandidaat vinden, omdat zij voor 80% aan de vereiste competenties voldoen.

“Pak je kansen als je ze tegenkomt. Als je je nek niet uitsteekt en het lef niet hebt om voor een nieuwe stap in je loopbaan te gaan, dan blijf je waar je nu bent. Niet kiezen is ook een keuze.”

Wat als we worden afgewezen?

“Vraag feedback. Bel even terug en vraag welke dingen je beter had kunnen doen. Als het om een bedrijf met een gezonde werkethiek gaat, zullen ze je die tips geven. Laat weten dat je een prettige indruk had van de organisatie en dat je volgende keer graag kijkt naar een meer passende vacature. Een afwijzing hoeft geen professionele doodsteek te zijn.”