De gratis digitale kluis van de notaris: hoe gebruik je Izimi en waarom zou je dat doen?

De kluis is bedoeld om belangrijke documenten op een veilige manier bij te houden op een centrale plek. Denk maar aan aktes van de aankoop van je huis, een kopie van je diploma, een lijstje met allerlei wachtwoorden of een geboorteakte.

Het principe is hetzelfde als dat van de bekende clouddiensten zoals Google Drive of Dropbox. De grootte van je digitale kluis is weliswaar beperkt tot 1 Gigabyte, dus je vakantiefoto's of filmpjes van je kinderen zijn er niet meteen op hun plek. De kluis kan je openen via een browser of de Izimi-app. Inloggen kan veilig met behulp van je elektronische identiteitskaart of de itsme-applicatie. 

De koepel van Belgische notarissen heeft de kluis in het leven geroepen om de administratieve last voor de notariaten te verlichten. "Notariskantoren krijgen elke dag veel vragen van mensen die een kopie van een of ander document nodig hebben. Daar kruipt enorm veel tijd in. Eenmaal mensen alles zelf online kunnen bewaren, vinden ze dat allemaal veel sneller terug", zegt Bart Van Opstal van Notaris.be. "Eind maart 2024 hadden al 359.723 mensen een Izimi-kluis geopend."

Izimi is bedoeld om de relevante documenten die je in een mensenleven bij elkaar spaart te bewaren. "Je kan het een beetje vergelijken met de bankkluis van vroeger. Je kan dat aanvullen naargelang de prioriteiten die je hebt."

Alle notariële akten die sinds 2015 zijn opgesteld, kan je automatisch laten toevoegen aan je kluis. Van oudere documenten moet je eerst zelf een scan of kwaliteitsvolle foto nemen.

Goed om te weten: notarissen hebben een bewaarplicht. Dus zelfs als je bepaalde, belangrijke aktes bent kwijtgespeeld, kan je ze via die weg terugvinden.

De kluis is strikt persoonlijk. Je kan ze dus niet op naam van twee mensen zetten, ook niet als je met die persoon getrouwd bent of wettelijk samenwoont. Wel kan je zelf kiezen om documenten uit de kluis te delen met wie je maar wilt.

"Dat kan eender wie zijn. Je ouders, je kinderen, een zaakwaarnemer of een andere vertrouwenspersoon. Je kan ook toestemming geven aan je notaris om extra documenten in je kluis te steken, maar dat is niet verplicht."

Niemand kan dus dingen uit je kluis bekijken, tenzij je hen daar expliciet de toestemming voor geeft. Ook niet de notaris of de fiscus.

Steeds meer documenten worden digitaal afgeleverd, maar daardoor is het niet altijd even duidelijk of het over een legitiem document gaat of niet. 

Van sommige papieren wil je graag de garantie dat ze wel degelijk afkomstig zijn van waar je denkt dat ze afkomstig zijn. Notarissen zijn bij wet gemachtigd om de juistheid en echtheid van documenten te achterhalen en te bevestigen. Dat noemen we certificeren. Dat kan je voor bepaalde soorten documenten laten doen via Izimi.

Je kan zelf beslissen wat er met jouw kluis gebeurt wanneer je sterft. Als je niets aan de standaardinstellingen van Izimi verandert, wordt alle inhoud na je overlijden overgedragen aan al je erfgenamen. Net zoals dat met de rest van je nalatenschap gebeurt. Dat gebeurt dan via een notaris. Let wel: alleen de documenten die je zelf hebt opgeladen of gekopieerd worden doorgegeven.

Wil je dat liever niet, dan kan je ervoor kiezen om de kluis te laten vernietigen wanneer je sterft. (via Mijn diensten > De overdracht beheren) Dat gebeurt dan automatisch 10 dagen na je overlijden.