5x conversaties die je beter nooit via mail voert

Die mailbox mag dan een veilige optie lijken voor gevoelige materie en onderwerpen die je liever uit de weg gaat, vaak is dat net niét wat je moet doen. We hebben oogcontact, intonatie en lichaamstaal nodig om een boodschap juist te interpreteren, en laat dat nu net alles zijn wat ontbreekt bij zo'n snelle mail. "Bovendien mag je niet vergeten dat je professionele mailbox aan je bedrijf toebehoort," aldus carrièrecoach Denise Dudley. "E-mails blijven eeuwig voortbestaan, en je wil natuurlijk niet dat iets dat je ooit gezegd hebt, later nog tegen je gebruikt kan worden." Deze dingen bespreek je dan ook best niet per mail:

Zelfs al heb je het gewoon over wat een kater je zelf hebt, je weet maar nooit wie er meeleest aan de andere kant van dat computerscherm. Laat staan wanneer je het over de vermeende zwangerschap of slechte kledingkeuze van een collega hebt. "Je hebt geen idee wie die e-mail allemaal onder ogen krijgt," aldus Dudley.

Tenzij het een mailtje naar HR is, laat je het reilen, zeilen en functioneren van collega's beter achterwege, zelfs niet wanneer het eigenlijk positief is. "Sarcasme is heel moeilijk op te merken via mail, de kans is dus groot dat een mailtje als "De nieuwe is zó stipt", verkeerd geïnterpreteerd wordt. Als je het dan toch echt moét neerschrijven, zorg dan dat je je opmerkingen altijd staaft met een duidelijk voorbeeld, zodat er geen misinterpretatie mogelijk is."

Er is niets mis met feedback geven, maar overdrijf het niet, én bewaar het best voor momenten waarop het je effectief gevraagd wordt. "Wanneer een collega een meeting request stuurt, en jij steevast antwoordt met een waslijst aan suggesties voor slides en onderwerpen, maak je jezelf niet snel populair. Wat je wel kan doen, is vragen of de afzender graag jouw input heeft, dan speel je altijd op veilig."

"Iemand persoonlijk aanvallen of afgeven op je bedrijf is absoluut géén goed idee. Het is alsof je een persoonlijke vendetta in grote letters op een krijtbord schrijft, waar iedereen het kan lezen. Je e-mails zijn nu eenmaal geen staatsgeheim, en kunnen altijd door iemand anders gelezen worden. Als er persoonlijke vetes ontstaan of als er iets op je lever ligt, vraag dan altijd een meeting aan."

Ieder onderwerp waarvan je denkt dat het met HR besproken moet worden, bespreek je dan ook best met HR, én face to face. "Chatberichten en e-mails zijn prima om te laten weten dat je vijf minuutjes later bent op een vergadering, maar ze zijn niet bedoeld om gevoelige onderwerpen te bespreken. Het evalueren van iemand, het vragen om opslag of een thuiswerkdag doe je dan ook niét per mail."