De nieuwe GDPR-wetgeving legt bedrijven niet alleen beperkingen op in het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens van hun klanten, maar ook van hun eigen werknemers. Softwarebedrijf Sage nam de bijgewerkte regelgeving onder het vergrootglas en onderzocht de soms verregaande gevolgen voor uw werkvloer. En er verandert meer dan u zou vermoeden.

1. De verjaardag van een collega vieren

De geboortedatum van een medewerker is een persoonsgegeven. In het kader van de GDPR mag deze informatie alleen met diens formele toestemming worden gedeeld. Het is dus belangrijk dat eerst de medewerker toestemming geeft vooraleer een kalender met verjaardagen wordt opgesteld en gedeeld.

2. Zakelijke wenskaarten verzenden

Ook bij het verzenden van wenskaarten naar haar klanten moet de onderneming haar gewoonten wijzigen. Als de gebruikte adressen die van de woonplaats zijn, gaat het om persoonsgegevens waarvan de verwerking niet door de GDPR is toegestaan. De onderneming moet er dus eerst de toestemming van haar klant voor verkrijgen. Als dat niet het geval is, moet een andere reglementaire databank worden opgemaakt voor elke verzonden zakelijke communicatie.

(lees verder onder de foto)

3. Foto’s van de baby van een medewerker delen

De persoonsgegevens mogen pas op internationaal niveau worden overgedragen als de EU meent dat het land een passend niveau voor de bescherming van gegevens verzekert of het land zich voegt naar een goedgekeurd certificeringsmechanisme zoals het Europees-Amerikaanse privacyschild voor de persoonlijke levenssfeer. Als het delen van een babyfoto echter wordt beschouwd als een zuiver persoonlijke activiteit, kan de onderneming aanvoeren dat het niet gaat om een toepassingsgebied van de GDPR.

4. Evenementen: een bestelling plaatsen bij de traiteur

Zijn er medewerkers die allergisch zijn voor noten? Met specifieke religieuze eetgewoonten? Deze gegevens worden als persoonsgegevens beschouwd. Voordat naar een restaurant of traiteur wordt gebeld om een bestelling te plaatsen, moet de onderneming nagaan of ze het akkoord van de betrokken werknemers heeft om deze informatie te delen.

5. Het cv van een kandidaat doorsturen voor een tweede mening

Vóór het doorsturen moet de hr-verantwoordelijke of medewerker eraan denken om het cv anoniem te maken door de naam, het adres, telefoonnummer en alle andere informatie te wissen die de kandidaat zou kunnen identificeren. Deze aanpak helpt ook om seksistische of raciale vooroordelen bij de werving op te heffen, een steeds vaker voorkomende trend.

(lees verder onder de foto)

6. Het inschrijvingsvakje voor een mailinglist aanvinken

Bevat het inschrijvingsformulier op de website van de onderneming een aan te vinken vakje waarmee klanten hun goedkeuring geven om marketinginformatie van derden te ontvangen? Met de GDPR volstaan de vooraf aangevinkte vakjes en het nietsdoen niet langer om de toestemming te bewijzen. Misschien moeten ook de online vertrouwelijkheidseisen herschreven worden, want een verzoek om toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens door een onderneming moet verstaanbaar zijn en opgesteld zijn in een duidelijke en eenvoudige taal.

7. Op kantoor over politiek praten

Politieke overtuigingen worden beschouwd als gevoelige persoonsgegevens. Ook al is de onderneming al terughoudend met dit soort informatie, ze moet nu dubbel voorzichtig zijn.

8. Een afwezigheid wegens ziekte melden

De onderneming mag een afwezigheid om medische reden niet meer melden en geen informatie over de gezondheidstoestand van een medewerker meer geven, tenzij deze ermee heeft ingestemd dat deze informatie wordt gedeeld met iedereen die ervan op de hoogte moet zijn.