Gmail bestaat 15 jaar: hier zijn 7 handige tips die je nog niet kende

Op 1 april 2004 werd Gmail voor het eerst voorgesteld aan de wereld. Een bizarre timing om het nieuws bekend te maken, want de Google-dienst was allerminst een grap. In vijftien jaar tijd groeide de mailbox met het rood-witte envelopje uit tot één van de populairste ter wereld met zo’n anderhalf miljard gebruikers.

Om de verjaardag te vieren, selecteerden we zeven nuttige tips die je misschien nog niet kende. We bespreken overigens enkel functies om via je desktop aan te passen: op Android en iOS vind je veel gelijkaardige opties, maar de mogelijkheden zijn voorlopig uitgebreider op je computer. 

Ook Google laat de verjaardag van zijn geliefde e-mailservice niet zomaar voorbijgaan. Om de dag te vieren krijgt Gmail er een aantal gloednieuwe functies bij. Een functie die ook voor Belgische gebruikers beschikbaar wordt, is het inplannen van mails. Binnenkort kan je namelijk je e-mails inplannen om ze op een later tijdstip te verzenden. Dat is vooral handig als je een collega niet wilt storen tijdens zijn of haar vakantie – of als je een nachtuil bent en je correspondenten liever niet laat weten dat je je mailbox checkt om 3 uur ’s nachts.

Om een mail in te plannen op desktop, maak je eerst een nieuw bericht en klik je daarna op het pijltje in de blauwe knop naast ‘Verzenden’. Kies ‘Verzenden plannen’ uit het dropdown-menu. Daarna kan je een tijdstip en datum selecteren. 

De geplande e-mails vind je vervolgens onder ‘Gepland’ in het linkervenster van je inbox. Daar kan je de datum en het tijdstip nog wijzigen of de verzending annuleren. De functie zou weldra moeten verschijnen; een concrete datum is niet bekend. 

Geen zin om telkens hetzelfde bericht uit te tikken? Daar heeft Gmail een oplossing voor. Je kan je vaak gebruikte mails opslaan in ‘Standaardantwoorden’ of ‘templates’. Schrijf je bericht in een nieuwe mail en klik op de drie puntjes onderaan. Ga naar ‘Standaardantwoorden’ en kies ‘Concept opslaan als template’. Bevestig daarna met ‘Opslaan als nieuwe template’ en geef je bericht een naam.

De volgende keer je het bericht nodig hebt, kan je in een nieuwe e-mail op de drie puntjes klikken en dan via ‘Standaardantwoorden’ je juiste template kiezen. De kant-en-klare tekst verschijnt dan in je e-mail, waar je het bericht verder kan aanpassen voor je het verzendt.

Je kan je e-mails beveiligen met behulp van de vertrouwelijke modus in Gmail. In je nieuwe e-mail klik je op het slot met een klokje rechts onderaan. Op het volgende scherm zie je enkele opties.

Zo kan je een vervaltijd instellen waardoor je verstuurde e-mail na een bepaalde tijd uit de inbox van de ontvanger verdwijnt. Ook kan je je bericht beveiligen met een sms-toegangscode. Die wordt automatisch gegenereerd door Google en verzonden naar het mobiele nummer van de ontvanger. Voor je de mail verzendt moet je daarom het nummer van de ontvanger ingeven.

Als je een vertrouwelijke mail verzendt, worden tot slot enkele opties voor de ontvanger onmogelijk. De mail kan bijvoorbeeld niet meer doorgestuurd, afgedrukt of gedownload worden.

Gmail zit verder propvol handige ‘shortcuts’, als je maar weet welke toetsen je moet gebruiken. Om een handig overzicht van alle beschikbare sneltoetsen naar boven te halen druk je tegelijkertijd op de shift-toets en het vraagteken. Op het nieuwe scherm verschijnen dan alle mogelijke toetscombinaties die je kan gebruiken om snel door je mailbox te navigeren.

Je kan ook zelf je eigen combinaties in elkaar flansen. Daarvoor ga je naar het tandwieltje, rechtsboven in de inbox, en daarna naar ‘Instellingen’. Klik vervolgens op ‘Geavanceerd’ en vink naast ‘Aangepaste sneltoetsen’ de optie ‘Inschakelen’ aan. Klik onderaan op ‘Wijzigingen opslaan’.

De pagina zal automatisch vernieuwen, waarna onder ‘Instellingen’ een nieuw tabblad verschijnt: ‘Sneltoetsen’. Onder dit tabblad kan je alle mogelijke sneltoetsfuncties terugvinden. Om een toetsencombinatie aan te passen, zet je je cursor in een wit vakje naast een functie naar keuze en druk je de gewenste toets in. Klik op ‘Wijzigingen opslaan’ om je combinaties te bewaren.

Door de jaren heen heb je wellicht een enorme verzameling aan mails, documenten en foto’s aangelegd in je postvakje. Het is nooit een slecht idee om een back-up te maken van die gegevens. Dat weet Google ook. Daarom voorziet de internetreus een handige functie om al je gegevens in één keer te downloaden. Dat kan overigens niet alleen voor Gmail, maar ook voor andere Google-diensten, zoals je afspraken in Google Agenda, Chrome-bladwijzers, Google Drive en meer. Je vindt de functie in de privacy-instellingen van je Google-account of via deze link.

Standaard zijn alle diensten aangevinkt, dus klik bovenaan de pagina eerst op ‘Selectie van alle items ongedaan maken’. Scroll daarna naar onder tot je ‘E-mail’ tegenkomt en vink het vakje ernaast aan. Onder ‘Alle Mail-gegevens inbegrepen’ kan je alle gewenste labels selecteren die je wilt downloaden. 

Klik op ‘Volgende stap’. Kijk de instellingen na en bevestig met ‘Archief maken’. Het kan daarna “uren of mogelijk dagen” duren voor het archief klaar is om te downloaden, afhankelijk van de grootte van je verzameling aangevraagde bestanden. Je ontvangt een e-mail wanneer je archief is voltooid en kan je mails daarna downloaden via de toegestuurde link. De mails worden gedownload in mbox-formaat.

Standaard krijg je gratis 15 gigabyte opslagruimte in je mailbox. Normaal zal je niet snel tegen die limiet stuiten, maar is dat toch het geval, dan is hier een handige tip om de grootste boosdoeners op te sporen. In de zoekbalk van Gmail kan je namelijk doelgericht zoeken naar de mails die het meeste ruimte innemen.

Daarvoor geef je ‘size:xm’ in, waarbij ‘x’ staat voor een cijfer en ‘m’ voor megabyte. Wil je bijvoorbeeld alle mails zien die 15 megabyte of meer innemen, dan zoek je naar ‘size:15m’. Je kan ze vervolgens verwijderen door ze aan te vinken en daarna op het vuilbakje te klikken.

Een belangrijke e-mail die je zeker niet mag vergeten te beantwoorden? Voeg ‘em toe aan Tasks, een add-on van Google die standaard in Gmail vervat zit. Selecteer de e-mail in je inbox door het vakje naast de onderwerpregel aan te vinken. Klik daarna op de drie puntjes in het menu bovenaan en kies ‘Toevoegen aan Tasks’.

Aan de rechterkant opent het Task-menu automatisch. Je mail wordt vervolgens weergeven als een taakje. Je kan daarna nog kiezen of je een deadline toevoegt. Als je hebt geantwoord op de mail, dan kan je de taak afvinken door op het bolletje naast de titel te klikken.