Digitalisering burgerlijke stand botst op kinderziektes: ‘Wachttijden lopen behoorlijk op’

Een copernicaanse revolutie. Dat moest de digitalisering van de burgerlijke stand worden. Want het zou ambtenaren bevrijden van hopen papierwerk. Sinds vorige maandag worden alle aktes, bijvoorbeeld voor geboortes of overlijdens, digitaal opgesteld. Koppels die trouwen, moeten zelfs geen papieren huwelijksakte meer ondertekenen tijdens de trouwceremonie.

Een week later is het duidelijk dat het systeem voor de digitale databank (DABS), waar steden en gemeenten hun aktes in moeten opladen, op een aantal punten mank loopt. Dat blijkt uit een rondvraag van deze krant in verschillende centrumsteden. “Heel wat zaken lopen nog niet zoals zou moeten”, zegt de Brugse schepen voor Burgerzaken Ann Soete (Open Vld). “En dat leidt voor de ambtenaren tot dubbel werk. Want als het niet lukt om een akte digitaal op te stellen, dan moeten ze zich manueel behelpen. Het systeem werkt ook niet zoals het aan ons voorgesteld is.”

Extra werk

Ook in andere steden horen we dat het DABS-systeem regelmatig plat ligt, waardoor de ambtenaren van de burgerlijke dienst bijvoorbeeld geboorteaktes niet kunnen invoeren. Er is wel een plan B: de ambtenaren kunnen op papier een proces verbaal opstellen, dat fungeert dan als een tijdelijk document. Maar omdat ze dezelfde gegevens nadien nog eens digitaal moeten doorvoeren als het systeem wel up and running is, gebeurt er veel dubbel werk.

Het is niet het enige punt waarop het DABS-systeem het laat afweten. Zo lukt het soms niet om documenten op te vragen, of komen ze niet correct uit het systeem. En dat ambtenaren met een digitale handtekening hun krabbel onder een akte zetten, wil soms ook nog niet lukken. “Wij waren goed voorbereid, maar toch merken we dat de databank een aantal keren per dag gewoon niet bereikbaar is”, getuigt ook de Genkse burgemeester Wim Dries (CD&V).

Ook in Brussel vloekt men op het nieuwe informaticasysteem, zo meldt Bruzz. Een vader vertelt zelfs dat het personeel van Brussel-Stad hem wandelen stuurde, toen hij de geboorte van zijn zoon wou aangeven. In Hasselt klinkt het dat “de pv’s zich intussen opstapelen”. “Maar als we een pv opmaken, kunnen mensen hun kinderen ook niet meteen inschrijven bij de mutualiteit”, zegt een medewerker namens de bevoegde schepen Joske Dexters (N-VA). “We proberen om hen zo snel mogelijk de officiële documenten te bezorgen, zodat ze dat wel kunnen.”

Lancering uitgesteld

Het nieuwe systeem botst dus nog op tamelijk wat kinderziektes. Normaal gezien zou het op 1 januari al in werking treden, maar de lancering ervan werd net naar 31 maart uitgesteld, omdat het technisch nog niet helemaal op punt stond. “Maar bij een project van deze grootte, zou het heel gek zijn als er geen kinderziektes zouden optreden”, zegt Steve Heylen, de voorzitter van Vlavabbs, de Vlaamse Vereniging van Ambtenaren en Beambten Burgerlijke Stand. Om de problemen te verhelpen, moeten gemeenten volgens hem bellen naar een centrale helpdesk en contact opnemen met hun softwarebedrijf.

Hoewel ambtenaren dus een pv kunnen aanmaken, bijvoorbeeld als het niet zou lukken om een geboorte meteen via het systeem te registreren, blijkt dat in de praktijk niet overal werkbaar. In Turnhout – waar zo’n 1.600 geboortes per jaar geregistreerd moeten worden – doen ze dat bijvoorbeeld niet.

“Als het systeem platligt, lopen de wachttijden ook behoorlijk op”, klinkt het daar. “Maar we hebben bij de stad een afspraak om enkel een pv op te stellen, als het niet anders kan. Omdat de termijn voor de registratie bijvoorbeeld bijna overschreden is. Als het niet lukt met het systeem, moeten mensen gewoon op een andere dag terugkomen. Anders kunnen we hen toch de nodige papieren niet meegeven.”