Zaai verwarring, oogst succes

Chaos. Dat is de vijand van elke organisatie. Het betekent onvoorspelbaarheid, onzekerheid, onnodig tijdverlies, niet noemenswaardige resultaten. De meeste managers vinden het een vies woord.

Zonde, vinden Ori Brafman en Judah Pollack, twee Amerikaanse managementconsultants in The Chaos Imperative: How Chance and Disruption Increase Innovation, Effectiveness, and Success, dat nu ook in een Nederlandse vertaling verkrijgbaar is. Het duo beweert het tegendeel: dat je chaos op de werkvloer net moet omarmen.

Serendipiteit

En dan hebben we het niet over het schrappen van een 'clean desk'- management. Het is de manager die verwarring moet zaaien, bijvoorbeeld, door een vergadering zonder agendapunten te starten, door te gaan lunchen met de conciërge én IT'er, door niet te focussen op meetbare resultaten. "Zo ontstaat ruimte voor serendipiteit", stellen ze. Oftewel: ruimte waarin je iets kunt ontdekken of uitvinden waar je niet naar op zoek was. En dat komt de innovatie, de effectiviteit en het succes ten goede.

Om hun chaostheorie te spekken duiken Brafman en Pollack de Europese geschiedenis in. In 1350 blijven ze het langst stilstaan. In dat jaar sloeg de pest toe, wat een gigantische schokgolf veroorzaakte in onze contreien. Het betekende echter niet de ondergang van Europa. "In plaats daarvan bracht de pandemie een mysterieus transformatieproces op gang waar menig historicus zich het hoofd over heeft gebroken: binnen 150 jaar vonden de Europeanen de boekdrukkunst uit, maakten ze de eerste schilderijen op olieverfbasis, produceerden ze de eerste brillen, stelden ze copyrightwetten op..."

Vastgeroeste bedrijven kunnen uit zulke verhalen inspiratie putten, menen Brafman en Pollack. En dus distilleerden ze uit de geschiedenisboeken drie elementen die ervoor moeten zorgen dat een manager zelf zo'n chaos kan bekomen. Let wel: het moet beteugelde chaos zijn. Niet ingrijpen zorgt voor meer ellende dan een explosie aan ideeën.

Om tot die balans te komen, reiken ze drie tools aan. Voor de eerste, 'witruimte', verwijzen ze naar Albert Einstein. In tegenstelling tot de meeste studenten aan de universiteit van Zürich zat de natuurkundige in de vroege jaren van de twintigste eeuw amper achter de boeken: hij sloeg colleges over, trok de bergen in, praatte over zijn cursus in een koffiehuis. Allesbehalve efficiënt, maar het werkt wel, geloven de schrijvers. Het loslaten van een vertrouwde omgeving en strakke schema's laat creativiteit en innovatie toe. Oftewel: laat die werknemers maar eens een paar uur dagdromen, plan een paar uren niets doen in, laat ze sporten.

Stap twee is: omarm de 'unusual suspects', de dwarsliggers, de mensen die ook in compleet andere hoeken actief zijn. "Leonardo da Vinci was voortdurend met verschillende dingen tegelijk bezig: hij was astronoom, schilder, wetenschapper en militair strateeg."

En tot slot: laat georganiseerde serendipiteit toe. Laat iets moois ontstaan tijdens de zoektocht naar wat anders. De natuur laat dat voortdurend zien: 65 miljoen jaar geleden al, toen een asteroïde op onze planeet insloeg, en zo een heel ecosysteem creëerde waaruit enkele roofdieren tot primaten evolueerden.

Keurslijf

"Het perfecte excuus om je bureau niet op te ruimen", zo doopt de Volkskrant het managementboek. Maar het is meer dan dat, meent professor Herman Van den Broeck, die aan de Vlerick Management School en UGent doceert over veranderingsmanagement en leiderschap. "Wat Brafman en Pollack stellen, blijkt uit onze onderzoeken. Namelijk dat een excellente manager of leider zijn werknemers constant prikkelt om ze te laten openbloeien. Maar dat lukt alleen als de structuren ietwat vertrouwd blijven. Mensen hebben een houvast nodig, anders slaan ze in paniek."

Er zijn volgens hem verschillende bedrijven die dat nu al toepassen. "Telecombedrijven bijvoorbeeld. Die sturen, wanneer de concurrentie een campagne lanceert, werknemers plots op retraite om aan een tegenzet te werken. Dat werkt beter dan een hele week over en weer mailen op kantoor."

Maar niet iedereen houdt van verwarring. Professor arbeidspsychologie Hans De Witte (KU Leuven) bijvoorbeeld. "Omdat. het voor onbegrip, tegenstrijdigheid zorgt, en daar heeft niemand iets aan. De titel van het boek is misleidend, 'triggerend', maar dekt de lading niet. Waar de schrijvers eerder op doelen is ruimte laten, werknemers niet in een keurslijf steken. Dat is toch wat anders dan chaos."

Organisatiedeskundige Ori Brafman werd geboren in Israël, groeide op in Texas en woont in San Francisco. Hij schreef eerder met zijn broer Rom al twee bestsellers: Onderstroom (2010) en De magie van de klik (2011).

Judah Pollackis een veelgevraagd spreker, onder meer op TEDx-conferenties, en werkte voor The New York Times. Een goeie manager zaait verwarring (2013) is zijn eerste boek.

De vijf regels voor winstgevende chaos

1. Wees doof voor de verleiding van gegevens verzamelen en meten: anders riskeer je essentiële feiten die niet cijfermatig kunnen worden weergegeven, te missen

2. Het is niet zomaar chaos, maar georganiseerde chaos: deadlines moeten deadlines blijven, programma's moeten afgewerkt

3. Creëer 'witruimte': geef iemand in een week met deadlines een dag verlof, laat hem of haar een uurtje sporten. Het kan ook korter: begin een vergadering met 5 minuten stilte.

4. Koester 'unusual suspects': nodig dwarsliggers, oftewel mensen uit andere disciplines of geledingen van het bedrijf, uit voor een discussie of vergadering

5. Organiseer 'serendipiteit': creëer variatie door mensen eens op een andere plek te laten werken, in een kantoor op een andere locatie of in een andere groep