Antwerps bedrijf schaft alle regels af en binnenkort mogen werknemers ook zelf beslissen hoeveel ze verdienen

Tim Berghmans (COO/Creator of Opportunities): “We bouwen verder op ons experiment met onbeperkt verlof. Daarbij vroegen we ons af waarom er een regel moest zijn rond het aantal vakantiedagen dat je kan opnemen in een onderneming. Mensen zijn volwassen genoeg om zelf te beslissen hoeveel rust ze nodig hebben. We haalden toen onze inspiratie bij Netflix en dat is met de ‘no policy-policy’ niet anders. Ons bedrijf groeit en aanvankelijk dachten we dat we net als de meeste andere bedrijven een policy nodig hadden om bijvoorbeeld vast te leggen wanneer mensen een nieuwe laptop of smartphone mochten kopen en wat daar de budgetten voor zijn. We schreven de regels uit en presenteerden die aan ons team. Maar meteen kwamen er vragen over dingen die niet duidelijk waren. We hadden alles kunnen dichttimmeren met steeds meer regels, maar vonden de aanpak van Netflix interessanter. Dat schafte alle regels rond bijvoorbeeld onkosten en reizen af. Waarom konden we het ook niet zo doen en vertrouwen op de goedheid van onze werknemers? En meer vanuit context sturen dan vanuit regels? De enige ‘regel’ is dat alle beslissingen Marbles ten goede moeten komen.”

“In een doorsnee bedrijf zal je zoiets moeten aftoetsen bij de dienst HR en er goedkeuring voor moeten krijgen. Wij zeggen: als je er echt van overtuigd bent dat die opleiding Marbles in vergelijkbare mate vooruit zal helpen, dan hoef je dat aan niemand te vragen, maar kan je dat gewoon doen.”

“Nee. Medewerkers moeten wel over alle nodige informatie beschikken om hun beslissing op een goede manier te kunnen maken. Zo heb je nood aan financiële transparantie om te bepalen of Marbles zich die dure opleiding eigenlijk wel kan permitteren. Als we door die opleiding verlies lijden, is dat niet goed natuurlijk. Tom (Herrijgers, de CEO van Marbles, red.) en ik moeten als leiders dus voldoende context bieden, zodat onze werknemers de juiste beslissingen kunnen nemen. Is het dan nog niet duidelijk? Dan kan je aan je collega’s je geval voorleggen en advies vragen. Dat advies is niet bindend. Daarna kan je alsnog zelf een beslissing nemen. De eindbeslissing ligt altijd bij jezelf.”

“Als bijvoorbeeld blijkt dat je een dure opleiding met de beste intenties wilde volgen, maar het niet uitdraaide zoals je had verwacht, dan hoeft dat op zich geen probleem te zijn. Iedereen maakt wel eens een verkeerde inschatting. Als je echter willens wetens een opleiding volgde die totaal niets te maken heeft met ons bedrijf, kan dat gezien worden als een kwaadwillige uitgave of misbruik van de regels. Als mensen met slechte bedoelingen de regels misbruiken voor eigen gewin, zijn we heel categoriek. Dergelijke mensen hoeven we niet in ons bedrijf.”

“Het klopt dat dit systeem minder concrete handvatten heeft. Maar we willen dat de werknemer zelf verantwoordelijkheid neemt. Die zal dan ook veel beter nadenken over of een bepaalde uitgave wel verantwoord is. Je ziet dat ook bij Netflix. Het resultaat is dat er vaak mínder wordt uitgegeven in plaats van méér. Door veel regels te creëren in een bedrijf neem je vaak ook de snelheid en de creativiteit weg. De regels zijn nu eenmaal de regels en je mag niet buiten de lijntjes kleuren. Medewerkers met frisse, nieuwe ideeën kunnen die daardoor soms niet kwijt. Dat willen we vermijden.”

“Dat is intussen goed ingeburgerd. Ons personeel gaat er heel goed mee om en wil het niet meer kwijt. Het aantal ziektedagen ging ook omlaag. Cijfers van vorig jaar zijn er nog niet, maar in 2019 schommelde het aantal opgenomen dagen gemiddeld rond de 28 tot 30. Dat is te vergelijken met een ‘gewone’ organisatie. Sommigen namen er eerder 20 op, anderen gingen dan weer richting 40.”

“Niet per se. Sommige mensen kiezen er bewust voor om niet op vakantie te gaan, omdat ze bijvoorbeeld aan het sparen zijn voor een huis. Anderen willen dan weer net wat minder werken. Mensen vullen dat op hun eigen manier in. De teams bespreken de aanvragen om ervoor te zorgen dat niet iedereen op hetzelfde moment weg is. Het is een heel open systeem. Iedereen kan van elkaar zien wanneer en hoeveel vakantie er genomen wordt. Als iemand veel vakantie opneemt en daardoor maakt dat anderen dat niet kunnen doen, kan die daarop aangesproken worden. Veel problemen lossen zichzelf op door open communicatie.”

“Zeker. Ons volgende project focust op onze stagiairs. Tot nu toe lieten we die gewoon meedraaien in onze teams. Tussen februari en mei gaan we hen allemaal samen in een apart team onderbrengen. Zij zullen werken voor aparte klanten en zullen hun business zelf draaiende moeten houden. We leren hen plannen, meetings organiseren met klanten en feedback geven aan elkaar. In een volgende fase willen we onze werknemers ook zelf laten bepalen hoeveel ze verdienen. Ook andere bedrijven hebben daar al mee geëxperimenteerd. Er zijn leuke ideeën genoeg. Zo zag ik onlangs een post passeren op sociale media die stelde dat overdag een dutje doen op kantoor geen slecht idee is. Misschien moeten we dat ook eens testen? (lacht) Alles wat kan helpen om het geluk op kantoor te verhogen en ons team sterker te maken is positief.”