Zo temt u uw inbox: tips voor Outlook en Gmail op kantoor

Zo goed als iedereen gebruikt e-mail op kantoor. De kans is groot dat u dat op een verkeerde manier doet. Twee experts geven tips voor een efficiënt gebruik van Outlook en Gmail op de werkplek.

Acht tips voor Outlook

Elke Stultjens geeft via BestBuro gespecialiseerde softwareopleidingen met het oog op tijdsbesparing en efficiëntieverhoging. Dagelijks ziet ze werknemers worstelen met overvolle inboxen en ongestructureerde mappen in Outlook. Wij selecteerden enkele tips uit haar recente handboek Outlook op zijn best. Dat zou u naar verluidt gemiddeld één minuut per e-mail besparen.

1. Outlook bevat vanaf de versie 2010 ‘snelle stappen’ die u tijd en frustraties kunnen besparen. Een voorbeeld. U krijgt geregeld telefoontjes van klanten die een van uw medewerkers willen spreken. Is die op dat moment niet bereikbaar? U kunt dan de zoveelste post-it op zijn bureau plakken of weer eens hetzelfde mailtje typen. Slimmer is de snelle stap ‘Terugbellen’ aan te maken. Daarmee staat uw e-mail in amper één klik al voor drie vierde klaar.

2. Als u in een team werkt, dan ontvangt u soms mails die niet voor u bedoeld zijn. U kunt die doorsturen naar de juiste persoon, maar vaak wordt niet alle informatie dan gebruiksklaar meegestuurd. De oplossing is de snelle stap ‘Doorsturen als bijlage’. Hiermee wordt de mail in één klik als bijlage doorgestuurd.

3. Categorieën in Outlook zijn bijzonder handig. U kunt elke e-mail labelen zodat die tot een categorie behoort. Zo kunt u later snel informatie terugvinden met behulp van de zoekfunctie. Vergelijk de categorieën, met de gekleurde tussenbladen die u gebruikt in een klassieke ringmap.

4. Staat u vaak in het cc-veld van mails? Als uw contactpersonen hun cc-functie correct gebruiken, dan zijn dat berichten die voor u niet de allerhoogste prioriteit hebben. Maak daarom een aangepaste zoekmap met de naam ‘kopie’. U definieert de parameters voor die map door te klikken op de knop ‘Voorwaarden’ en ‘Ik ben’ aan te vinken, gevolgd door ‘een van de meerdere personen op de regel cc’. In die map kunt u dan bijvoorbeeld twee keer per dag uw belangrijke e-mails checken.

5. Stuurt u vaak uitgaande e-mails die u moet opvolgen? Voor u een mail verstuurt, klikt u dan bovenaan op ‘Opvolgen’. Selecteer ‘Aangepast’ en geef een datum in. De e-mail komt dan op de juiste plaats in uw Outlook-agenda terecht.

6. Verzamelt u allerlei post-its met belangrijke informatie op uw bureau? Outlook beschikt over een prikbord waarop u uw losse notities kunt bewaren. Het bevat bovendien een tijdbesparende zoekfunctie. Krijgt u een e-mail met informatie die u wilt bewaren of die u vaak nodig hebt? Sleep hem simpelweg naar de navigatiebalk en laat hem los boven ‘Notities’. Er opent dan automatisch een post-it met de inhoud van die mail erop. Die tekst kunt u nog aanpassen.

7. Wilt u in één oogopslag weten wat uw werkdag zal brengen? In ‘Outlook vandaag’ staat alles netjes verzameld. U krijgt dat overzicht wanneer u op uw e-mailadres klikt (boven het Postvak In). Uw takenlijst en de afspraken in uw agenda vindt u terug in één venster. Taken waarvan de deadline verstreken is, zijn rood gemarkeerd.

8. Wist u dat u Outlook-visitekaartjes op twee manieren kunt doorsturen? Kiest u voor ‘Als visitekaartje’, dan krijgt de ontvanger het kaartje als bijlage en kan hij het opslaan in zijn eigen contacten. In dat geval blijven uw persoonlijk toegevoegde gegevens onder ‘Notities’ vertrouwelijk, want Outlook zendt die informatie niet mee. Stuurt u het visitekaartje ‘Als Outlook-contactpersoon’, dan verzendt Outlook wél eventuele notities mee.

Acht tips voor Gmail

Peter Willekens focust met zijn bedrijf Agema Coaching op timemanagement, organisatie en productiviteit op de werkvloer. In zijn gratis e-boek Jij bent de baas over je mail verzamelt hij tips voor Gmail. Dat e-mailpakket heeft volgens hem enkele unieke functies die uw efficiëntie gevoelig kunnen opkrikken.

1. Gmail werkt met labels in plaats van met folders. U kunt meerdere labels toekennen aan een mail. Een bericht dat meerdere onderwerpen behandelt, is zo eenvoudiger terug te vinden. Regels worden in Gmail ‘filters’ genoemd. Daarmee kunt u instellen dat e-mails die u bij ontvangst een label geeft, meteen uit uw inbox verdwijnen. Zo geraakt die minder snel vol.

2. Bovenaan in het Gmail-venster treft u enkele vaste tabbladen aan, onder andere voor berichten van sociale netwerken en updates. Wanneer u een e-mail naar zo’n tab sleept, vraagt Gmail of het dat vanaf nu automatisch mag doen voor alle berichten van dezelfde afzender. Zo kunt u bijvoorbeeld alle e-mails van LinkedIn en Facebook verzamelen in één tab.

3. Toetsencombinaties gebruiken is veel efficiënter dan werken met de muis. Standaard zijn er maar een paar shortcuts in Gmail geactiveerd, maar via ‘Instellingen’ kunt u in de tab ‘Algemeen’ alle sneltoetsen inschakelen. Een overzicht van alle shortcuts roept u op met een druk op het vraagteken.

4. Google heeft naast Gmail ook de cloudopslagdienst Google Drive in zijn portefeuille. Dat maakt het mogelijk vanuit Gmail berichten te sturen met grote bijlagen. Zijn die groter dan wat toegelaten is in Gmail, dan slaat Google die automatisch op in Google Drive. Google geeft u 15 GB gratis opslagruimte.

5. Van een e-mail kunt u in Gmail zeer eenvoudig een taak maken. Als u het bericht geopend hebt, klikt u bovenaan op ‘meer’ en kiest u voor ‘toevoegen aan taken’ (of u gebruikt de shortcut Shift-T). Alle openstaande taken roept u op via het pijltje naast ‘Gmail’ links bovenaan.

6. Gmail laat u een onbeperkt aantal ‘aliassen’ gebruiken voor uw e-mailadres. Zo’n alias maakt u door een plusteken gevolgd door een willekeurig woord aan uw gebruikersnaam toe te voegen. Door taken naar uw.gebruikersnaam+todo@gmail.com door te sturen en een filter in te stellen waarmee mails met die alias het label ‘ToDo’ krijgen (en niet meer in uw inbox terechtkomen), staan ze netjes samen.

7. Hebt u meerdere mailaccounts, zelfs bij andere providers? In dat geval hoeft u niet telkens uit en in te loggen wanneer u die wilt checken. Gmail laat u tot vijf andere accounts inlezen. Klik op ‘Instellingen’, selecteer de tab ‘Accounts en import’ en klik op ‘Je eigen POP3-mailaccount toevoegen’ (onder ‘E-mail bekijken uit andere accounts’).

8. Overweeg de extensie Boomerang. Zodra u die geïnstalleerd hebt, krijgt u bij het versturen van een mail de extra optie ‘Send Later’ onder de ‘Verzenden’-knop. Die geeft u de mogelijkheid berichten die u nu opmaakt op een later moment te versturen. Boomerang is ook beschikbaar voor Outlook.