E-mailloze vrijdag: tips om je inbox onder controle te houden

De moderne tijd heeft veel verslavende techproducten voortgebracht: de smartphone, Facebook, Instagram. Maar ééntje die er met kop en schouders boven uitsteekt, is de e-mail. “Een kwart van onze werktijd gaat naar mailbeheer, we onderbreken voortdurend ons werk voor binnenkomende mails", zei professor-emeritus Luc Chalmet van UGent en de Universiteit van Antwerpen eerder al. Maar ook daarnaast, tijdens vakanties of ‘s avonds laat, zijn we er geregeld mee in de weer. 

En dat heeft ook zo z’n gevolgen. Maar liefst 87% van alle werknemers lijdt onder een teveel aan mails. Meer dan de helft zegt dat ze door het aantal berichten soms door de bomen het bos niet meer zien. “Sorry voor de trage reactie” is dan ook een vaak voorkomende zin aan het begin van een e-mail. Om nog maar te zwijgen over de portie stress die veroorzaakt wordt door het mailverkeer. 

Al is er een troost: als je druk bezig bent met het doorploegen van je mailbox, ben je belangrijk werk aan het verzetten. Toch? Mis poes. “Onderzoek toont aan dat 62% van de e-mails in een gemiddelde inbox niet belangrijk zijn”, reageert Robby Vanuxem, Managing Director bij rekruteringsexpert Hays België. “Werknemers focussen zich op het openen van mails, maar niet op de prioriteit ervan.”

Dat vraagt dus om verandering. Laat je mailbox vandaag even onaangeroerd, maar onderneem daarna actie. De VUB heeft alvast 10 tips opgesteld om die overstromende inbox weer onder controle te krijgen.

Voor je een mail verstuurt, vraag je je best even af wat je ermee wilt bereiken. Wil je puur iemand informeren? Dan kan dat prima via mail. Als het gaat over een gevoeliger onderwerp of een discussie, dan is een face-to-face gesprek beter geschikt. Ook wanneer een deadline dringt en je binnen 5 minuten een antwoord nodig hebt, pak je beter even de telefoon op of ga je even langs bij een collega. 

“Typen lijkt wel de standaard communicatievorm geworden te zijn. Maar moet je collega’s briefen of werknemers aansturen? Dan verloopt dat een pak efficiënter als je samen rond de tafel gaat zitten”, vindt ook Vanuxem.

Het is een beetje kort door de bocht, maar als we allemaal minder mails vesturen, krijg je op termijn ook minder berichten in je mailbox. 

Geef eerlijk toe: zou je dit zelf leuk vinden? Als je tóch een mailtje stuurt, moet je er ook niet vanuit gaan dat de andere je mail leest en beantwoordt.

Voortdurend je mailbox in de gaten houden, veroorzaakt stress en keldert je productiviteit. Het brein is nu eenmaal niet gemaakt om te multitasken. Als je dan voortdurend gestoord en afgeleid wordt door binnenkomende mails, is het moeilijker om geconcentreerd na te denken. 

Wanneer je meer dan 24 uur afwezig bent, doe je er goed aan om de ‘out of office’ in te stellen.

Zet jij je collega of baas wel eens in ‘cc’ omdat je hoopt op die manier je verantwoordelijkheid te ontlopen (je baas is nu immers op de hoogte)? Dan ben je eigenlijk niet goed bezig. Dat heet paraplugedrag. ‘Cc’ gebruik je alleen maar als je een goede reden hebt om iemand te informeren. Bovendien betekent het dat de ‘cc’-persoon in kwestie de mail wel leest, maar er van hem of haar geen reactie verwacht wordt.

Bleep, tuut of een vibrerende brrrrr. Als je geconcentreerd wilt werken, zijn die geluidjes en notificaties ronduit irritant. Je voert beter een vast tijdstip in om je mails te checken.

Als je niet reageert op een mail, blijft die vaak onbewust door je hoofd spoken. Niet goed voor je nachtrust, dus. Daarom beantwoord je je mails best binnen de 24 uur. 

Wat is het probleem? Zit je met een vraag? Wat verwacht je? En wanneer is de deadline? Veel meer moet er niet in een mail staan. 

Af en toe een privé-bericht sturen via je werkaccount is heus niet zo erg. Toch doe je er goed aan om de twee te scheiden. Anders wordt het tijdens je vrije tijd, je weekend of op vakantie wel héél moeilijk om je werkmails te negeren.